Από το μενού Εκτυπώσεις-Εντυπα\Βεβαιώσεις-Κάρτα Εργασίας επιλέγετε Μαζική Αποστολή Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας.

Εδώ έχουμε 2 περιπτώσεις:

α. Σταθερό Ωράριο εργαζομένων
Στην περίπτωση αυτή τα πράγματα είναι απλά. Δηλώνετε στις ημερομηνίες από-έως, το διάστημα μιας εβδομάδας (από Δευτέρα π.χ. έως Κυριακή) και πατάτε Ηλεκτρονική Αποστολή. Το πρόγραμμα θα συμπεριλάβει όλους τους ενεργούς εργαζόμενους ή αυτούς που θα επιλέξετε, με τα ωράριά τους τα οποία θα ισχύουν εσαεί, εκτός και αν υπάρξουν αλλαγές στο μέλλον τις οποίες πρέπει να δηλώσετε ξανά.
Αν θέλετε να δηλώσετε τις άδειες των εργαζομένων (εδώ υπάρχουν πολλές ασάφειες και θα δούμε περισσότερα στο μέλλον), κλικάρετε Μεταφορά Αδειών τότε το πρόγραμμα θα στείλει στο ΕΡΓΑΝΗ τις άδειες των εργαζομένων για το διάστημα που θα δηλώσετε. Απαραίτητη προϋπόθεση να είναι καταχωρημένες σαν Άδεια Ληφθείσα ή από την Διαχείριση Εργαζομένων στην ενότητα Εταιρικά να έχετε εισάγει τον τύπο της άδειας και το χρονικό διάστημα πατώντας το κουμπάκι Άδειες.
Στη συνέχεια, το πρόγραμμα δημιουργεί ένα αρχείο της μορφής 001.xml (όπου 001 ο κωδικός της εταιρίας) το οποίο αποθηκεύετε και στη συνέχεια το υποβάλλετε στο σύστημα Εργάνη.

β. Μεταβαλλόμενο Ωράριο εργαζομένων
Εδώ τα πράγματα δυσκολεύουν και απαιτείται μεγαλύτερη προσοχή από τον χρήστη. Για να μπορέσετε να ενημερώσετε σωστά το πρόγραμμα θα πρέπει να χρησιμοποιείτε το λεγόμενο Ελεύθερο Ωράριο, το οποίο και θα έχετε συμπληρώσει σωστά πριν την ημερομηνία υποβολής. Αν δηλώσετε χρονικό διάστημα π.χ. μιας εβδομάδας από 7-11-2022 έως 13-11-2022 και το υποβάλλετε, θα πρέπει να ξαναστείλετε για την επόμενη εβδομάδα νέα υποβολή. Με λίγα λόγια έχετε την απόλυτη ευθύνη της παρακολούθησης και αποστολής όλων των αλλαγών στα ωράρια των εργαζομένων.
Αν δεν χρησιμοποιείτε το Ελεύθερο Ωράριο, τότε το πρόγραμμα θα στείλει όποιο ωράριο έχει ο εργαζόμενος στα στοιχεία του, ακόμα κι αν εσείς επιλέξετε μεταβαλλόμενο ωράριο. Η διαφορά με το σταθερό ωράριο είναι ότι πρέπει να ξαναυποβάλλετε όταν λήξει το χρονικό διάστημα που δηλώσατε στις ημερομηνίες από-έως.
Επιλέγοντας Ηλεκτρονική Αποστολή και Μεταβαλλόμενο Ωράριο, το πρόγραμμα δημιουργεί ένα αρχείο της μορφής 001.xml (όπου 001 ο κωδικός της εταιρίας) το οποίο αποθηκεύετε και στη συνέχεια το υποβάλλετε στο σύστημα Εργάνη.