Πώς μπορώ να καταχωρήσω είδος στο αρχείο αποθήκης ή μία υπηρεσία;
Από την επιλογή 4.1

H καρτέλα του είδους/υπηρεσία αποτελείται από 7 διαδοχικές οθόνες. Κάθε οθόνη συμπεριλαμβάνει ορισμένα πεδία ανάλογα με την εφαρμογή για την οποία είναι οργανωθεί η αποθήκη. Παρακάτω αναλύεται η σημασία όσων πεδίων παρουσιάζουν κάποια ιδιαιτερότητα. Πιθανόν ορισμένα από αυτά δεν υπάρχουν στη δική σας καρτέλα, αν δεν χρειάζονται στην εγκατάστασή σας.

Για να δείτε επόμενη ή προηγούμενη οθόνη χρησιμοποιείτε αντίστοιχα τα πλήκτρα και .

Στις οθόνες τις αποθήκης άλλα πεδία συμπληρώνονται από τον
χρήστη και άλλα υπολογίζονται αυτόματα από το πρόγραμμα καθώς
κάνετε διάφορες εγγραφές.
Σε όσα πεδία υπάρχει αναζήτηση (π.χ. πίνακας ή αρχείο), γίνεται με τον τυποποιημένο τρόπο αναζήτησης που ισχύει για πίνακες ή για το συγκεκριμένο αρχείο. Οι τρόποι αυτοί περιγράφονται στο εισαγωγικό κεφάλαιο, πλήκτρα Γενικής Χρήσης. Παρακάτω περιγράφονται μόνο όσα πεδία έχουν ιδιαιτερότητα.

1η Σελίδα
Απαραίτητα στοιχεία για την καταχώρηση ενός είδους είναι ο κωδικός, η περιγραφή, ο συντελεστής ΦΠΑ που έχει το είδος, η ομάδα αποθήκης ( εμπορεύματα, προϊόντα, κτλ ) και αν υπάρχει η ανάλογη σύνδεση, η σύνθεση του είδους και η προέλευση σύνθεσης.
Κωδικός : είναι μοναδικός για κάθε είδος και το βασικότερο κλειδί ανεύρεσής του. Μπορεί να αποτελείται από νούμερα, χαρακτήρες, ελληνικούς ή λατινικούς, όχι όμως συνδυασμό και των δύο. Για να χρησιμοποιήσετε ελληνικούς ή λατινικούς χαρακτήρες, το δηλώνετε στο Setup της εταιρείας. Τμήμα του κωδικού επίσης μπορεί και να συνδέεται με τους ανάλογους πίνακες κωδικοποίησης, ( κατηγορίες – χρώμα – μέγεθος – ομάδα αποθήκης ) . Όλα αυτά εξαρτώνται από τη μορφή κωδικού αποθήκης που έχετε δηλώσει στο Setup της εταιρείας.

BarCode : ο δεύτερος αυτός κωδικός χρησιμοποιείται μόνο για
γραμμωτό κωδικό του είδους.

Όριο Ασφαλείας : βάση του ορίου μπορείτε να πάρετε υπόλοιπα
για τα είδη που υπάρχει έλλειψη.

Κατηγορία ΦΠΑ: οι πίνακες κατηγοριών ΦΠΑ βρίσκονται στους

Πίνακες Τιμολόγησης, Συντελεστές ΦΠΑ.

Προσαύξηση Πώλησης – Αγοράς: αν το είδος έχει μεγεθολόγιο
και υπάρχει σταθερή αύξηση ευρώ.

Προμηθευτής : συσχετισμός είδους με Προμηθευτή και Κωδικού
του είδους για τον προμηθευτή αυτόν. Χρήσιμο αν δουλεύετε με ξένους οίκους για το ίδιο εμπόρευμα.

2η Σελίδα
Ανάλογα με τον τύπο προγράμματος που έχετε, συμπληρώνετε την
αντίστοιχη ομάδα πεδίων από τις παρακάτω:

Συσκευασία (0-4): αν τα είδη κινούνται συσκευασμένα μπορείτε
να τα παρακολουθήσετε με τους παρακάτω διαφορετικούς τρόπους
δίνοντας τον αντίστοιχο αριθμό:
0 = εν είναι συσκευασμένο.
1 = Το βλέπετε σαν καθαρό βάρος.
2 = Το βλέπετε σαν μικτοβαρές.
3 = Το διακινείτε υποχρεωτικά σαν καθαρό βάρος.
4 = Το διακινείτε υποχρεωτικά σαν μικτοβαρές

Συσκευασία: επιλέγετε από τον πίνακα με τις συσκευασίες που έχετε ανοίξει στους πίνακες της αποθήκης.

Ποσότητα Συσκευασίας: εναλλακτική ποσότητα συσκευασίας που
μπορεί να χρησιμοποιήσετε. Το πρόγραμμα την χρησιμοποιεί σαν
πρωτεύουσα ποσότητα συσκευασίας.
Σε όλες τις επόμενες σελίδες τα πεδία είναι υπολογιστικά και ενημερώνονται μόνο από το πρόγραμμα.

3η Σελίδα
Περιλαμβάνει τις προοδευτικές Τιμές Κόστους (Μέση τιμή και
FIFO), τα ετήσια και τα συνολικά ύψη αγορών, τις συνολικές ποσότητες (εκ μεταφοράς εισαγωγές εξαγωγές και υπόλοιπα ανεξάρτητα αποθηκευτικού χώρου) βασικής και δευτερεύουσας μονάδας μέτρησης, τις ποσότητες Τρίτων και Σε Τρίτους, και τις ποσότητες σε Παραγγελίες Πελατών και Προμηθευτών.

4η Σελίδα
Μηνιαία ανάλυση αγορών και πωλήσεων κατά ποσότητα και αξία.

5η Σελίδα
Ανάλυση υπολοίπων για τους 10 πρώτους αποθηκευτικούς χώρους.
Ποσότητες εκ Μεταφοράς από την προηγούμενη χρήση, Εισαγωγή,
Εξαγωγή, τρέχον Υπόλοιπο, τιμή αποτίμησης της προηγούμενης Απογραφής και Τρέχουσα τιμή αποτίμησης.

6η Σελίδα
Ανάλυση υπολοίπων για τους 10 επόμενους αποθηκευτικούς χώρους. Ποσότητες εκ Μεταφοράς από την προηγούμενη χρήση, Εισαγωγή, Εξαγωγή, τρέχον Υπόλοιπο, τιμή αποτίμησης της προηγούμενης
Απογραφής και Τρέχουσα τιμή αποτίμησης.

7η Σελίδα
Ανάλυση των ετήσιων αγορών ανά αποθηκευτικό χώρο.
Δημιουργία καρτέλας είδους/υπηρεσίας
Για να δημιουργήσετε μια νέα καρτέλα είδους, πληκτρολογείτε ένα
νέο κωδικό. Εάν ο κωδικός που πληκτρολογήσατε ανήκει σε άλλο εί
δος τότε θα σας εμφανιστεί η καρτέλα του στην οθόνη με τα πλήρη
στοιχεία του. Η πληκτρολόγηση του κωδικού πρέπει να ακολουθεί την δομή που δηλώσατε κατά την δημιουργία της εταιρείας.
Αν έχετε συνδέσει τον κωδικό της αποθήκης με διάφορους πίνακες
κωδικοποίησης, τότε κατά τη πληκτρολόγησή του μπορείτε να καλέσετε με συνδυασμούς πλήκτρων αυτούς τους πίνακες. Έτσι, η εισαγωγή του κωδικού γίνεται πιο εύκολη αποφεύγοντας συγχρόνως την περίπτωση λάθους.

Βασική προϋπόθεση, είναι να έχουν δημιουργηθεί πρώτα αυτοί οι
πίνακες. Στο πεδίο του κωδικού πατώντας…
alt+O εμφανίζεται ο πίνακας με τις Ομάδες
alt+Κ εμφανίζεται ο πίνακας με τις Κατηγορίες (99)
alt+C εμφανίζεται ο πίνακας με τα Χρώματα
alt+S εμφανίζεται ο πίνακας με τα Μεγεθολόγια
alt+G εμφανίζεται ο πίνακας με τις Κατηγορίες (999)

Επιλέγοντας ένα αριθμό σειράς μέσα από τους πίνακες βλέπετε να
μπαίνει στην κατάλληλη θέση του κωδικού η επιλογή σας. Συνεχίζετε με τον επόμενο πίνακα κι ο κωδικός σας χτίζεται σχεδόν μόνος του.

Αν θέλετε, το πρόγραμμα μπορεί να υπολογίσει μόνο του τον επόμενο διαθέσιμο αριθμητικό κωδικό (του τύπου ΝΝΝ δηλαδή). Η εντολή είναι + και η αναζήτηση αρχίζει από το τρέχον περιεχόμενο του πεδίου.

Π.χ. αν έχετε φτάσει στον κωδικό 1358 τότε η εντολή θα σας δώσει
αυτόματα το 1359 σε κάθε περίπτωση αλλά αν γράψετε πρώτα 1300
και δώσετε + θα κάνει πολύ πιο γρήγορα διότι το βοη
θήσατε να μην ψάχνει από το 1.

Τελειώνοντας με την πληκτρολόγηση του κωδικού και πατώντας το
<Εnter> θα δείτε να εμφανίζονται στο πάνω δεξιό μέρος της καρτέλας του είδους οι επιλογές που έχετε κάνει από τους πίνακες και να συνδέονται με το είδος.

Αν κάποιο είδος δεν θέλετε να το συνδέσετε με τους πίνακες οι οποίοι όμως έχουν δηλωθεί στο Setup της εταιρείας γιατί σας εξυπηρετούν για κάποια άλλα είδη, τότε καλείτε τον κάθε πίνακα κι αντί για σειρά επιλογής πατάτε το και στις σχετικές θέσεις μπαίνει η τιμή 0.
Αν δώσετε λάθος αξίες στις τιμές κόστους και πώλησης του είδους, διαμορφώνονται λάθος και οι πρώτες προοδευτικές τιμές του είδους με αποτέλεσμα λάθος στην συνέχεια υπολογισμού μέσων τιμών βάσει των κινήσεων.
Αν τα στοιχεία κατά την καταχώριση είναι ανεπαρκή τότε το πρόγραμμα σας ειδοποιεί και απαγορεύει την καταχώριση.
Για να οριστικοποιήσετε την εγγραφή πατάτε το .

Εάν έχετε συνδέσει τον κωδικό με χρώματα το πρόγραμμα σας ρωτά αν θέλετε να δημιουργήσετε τον ίδιο οδηγό σε άλλα χρώματα αυτόματα. Είτε δίνετε τον α/α χρώματος, είτε επιλέγετε μέσα από τον πίνακα χρωμάτων καλώντας τον με +.
Διακόπτετε τη διαδικασία πατώντας το .

Η καταχώριση μίας νέας καρτέλας είδους δημιουργεί μηδενικές αρχικές ποσότητες και αξίες.

Στη περίπτωση όπου η καρτέλα που ανοίγετε αφορά προϋπάρχον
είδος (αυτή η περίπτωση συμβαίνει πάντοτε στο μεταβατικό στάδιο
όπου η επιχείρηση μεταπίπτει από την χειρόγραφη διαχείριση στην
μηχανογραφική) ενδέχεται ορισμένα είδη να έχουν υπόλοιπα σε ποσότητες και αξίες.

Η διαδικασία ενημέρωσης αυτών των υπολοίπων γίνεται με την απογραφή μέσα από την επιλογή διαχείριση Αποθήκης με Αιτιολογία
Απογραφή. Για να βοηθηθείτε περισσότερο, το πρόγραμμα σας δίνει
ειδικούς καταλόγους απογραφής για να σημειώνετε δίπλα σε κάθε είδος τις απογραφόμενες ποσότητες (επιλογή 3.Κατάλογοι-3.Αποθήκη-6.Καταστάσεις Απογραφής).