Αποδοχή από τις δημόσιες υπηρεσίες εγγράφων που συνοδεύονται με υπεύθυνη δήλωση, όπως τα πρωτότυπα και διαδικασία απόδειξης γεγονότων ή στοιχείωνΑθήνα, 24 Απριλίου 2013
Αριθμ. Πρωτ. Γ99/29

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΙΔΡΥΜΑ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΑΣΦΑΛΙΣΕΩΝ
ΕΝΙΑΙΟ ΤΑΜΕΙΟ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΜΙΣΘΩΤΩΝ
ΔΙΟΙΚΗΣΗ
ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΔΙΟΙΚHTIΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
Δ/ΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΑΠΛ/ΣΗΣ ΔΙΑΔ/ΣΙΩΝ
ΤΜΗΜΑ ΑΠΛ/ΣΗΣ ΔΙΑΔ/ΣΙΩΝ & ΠΑΡ/ΤΑΣ

Ταχ. Δ/νση : Μενάνδρου 41 – 43
Ταχ. Κώδικας: 104 37 ΑΘΗΝΑ
Πληροφορίες : Μ. Ελευθεριάδου
Τηλέφωνο : 210-52.39.972
FAX : 210-52.22.994
E-mail : dieforga @ ika . gr

Ε Γ Κ Υ Κ Λ Ι Ο Σ Αριθμ: 25

Θ Ε Μ Α : «Αποδοχή από τις δημόσιες υπηρεσίες εγγράφων που συνοδεύονται με υπεύθυνη δήλωση, όπως τα πρωτότυπα και διαδικασία απόδειξης γεγονότων ή στοιχείων».

Σχετική: Η με αριθμ. πρωτ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.18/οικ.6341/18.2.2013 εγκύκλιος του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης

Σας κοινοποιούμε την ανωτέρω σχετική εγκύκλιο του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και σας παραθέτουμε τα ακόλουθα:

Το Υπουργείο Δι.Μ.Η.Δ., εν όψει της κοινωνικοοικονομικής κατάστασης της χώρας, θεωρεί επιτακτική την ανάγκη λήψης μέτρων για τη μείωση της γραφειοκρατίας.

Στο πλαίσιο αυτό, ως πρώτο μέτρο άμεσης εφαρμογής για την απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών, επιδιώκεται από τη Δημόσια Διοίκηση η πλήρης αξιοποίηση των ρυθμίσεων του άρθρου 8 του Ν.1599/1986, ΦΕΚ 75 Α’ και των άρθρων 3 και 11 του Ν. 2690/1999, Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας ΦΕΚ 45 Α’, όπως ισχύουν, οι οποίες καθιστούν την υπεύθυνη δήλωση αποτελεσματικό μέσο απλούστευσης των διοικητικών διαδικασιών επικύρωσης αντιγράφων και απόδειξης γεγονότων ή στοιχείων που δεν προκύπτουν από το δελτίο ταυτότητας.

Ειδικότερα, βάσει των ανωτέρω ρυθμίσεων η υπεύθυνη δήλωση μπορεί να χρησιμοποιηθεί με δύο τρόπους:

Α. Αποδοχή αντιγράφων εγγράφων που συνοδεύονται με υπεύθυνη δήλωση

Με βάση τα οριζόμενα στα άρθρα 3 και 11 του ν. 2690/1999 σε συνδυασμό με το άρθρο 16, παρ. 4,5,6,7 του ν. 3345/2005, κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να ζητήσει από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή από τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (Κ.Ε.Π.) την επικύρωση αντιγράφων διοικητικών εγγράφων από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο.

Στην περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος προσκομίσει υπεύθυνη δήλωση, όπου παραθέτει τα αντίστοιχα στοιχεία, δε χρειάζεται επικύρωση αντιγράφων.

Ο ίδιος ο πολίτης, δηλαδή, βεβαιώνει με υπεύθυνη δήλωσή του, την πιστότητα των φωτοαντιγράφων και αντιγράφων, προσδίδοντάς τους ισχύ ίση με το πρωτότυπο, εκτός αν από ειδικές διατάξεις ορίζεται διαφορετικά, όπως για παράδειγμα, όταν απαιτείται αποκλειστικά ή υποβολή πρωτοτύπου ή ακριβούς αντιγράφου.

Επίσης, ο ενδιαφερόμενος μπορεί να ζητά από όλες τις διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π., την επικύρωση αντιγράφων ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, από ακριβή αντίγραφα αυτών, εφόσον έχουν επικυρωθεί, πρωτίστως, από δικηγόρο.

Σημειώνεται εδώ, ότι εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια της Διοίκησης να εφαρμόσει την πιο πάνω ρύθμιση αναλογικά και στα ιδιωτικά ημεδαπά και αλλοδαπά έγγραφα και να κάνει αποδεκτά τα απλά αντίγραφά τους, όπως τα πρωτότυπα, συνοδευόμενα από υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων.

Β. Απόδειξη γεγονότων ή στοιχείων με υπεύθυνη δήλωση

Σύμφωνα με την παρ. 5 του άρθρου 3 του ν. 2690/1999, σε αρκετές περιπτώσεις, ενδέχεται ορισμένα γεγονότα ή στοιχεία να μην αποδεικνύονται από το δελτίο ταυτότητας ή από τα αντίστοιχα έγγραφα.

Στις περιπτώσεις αυτές ο ενδιαφερόμενος μπορεί με υπεύθυνη δήλωσή του (ν.1599/86), να βεβαιώσει αυτά τα γεγονότα ή στοιχεία, εφόσον ειδικές διατάξεις δεν ορίζουν διαφορετικά. Όμοια δήλωση υποβάλλεται και όταν τα στοιχεία του δελτίου ταυτότητας για την οικογενειακή κατάσταση, τη διεύθυνση της κατοικίας και το επάγγελμα έχουν μεταβληθεί.

Με τις ως άνω διατάξεις, ουσιαστικά καθιερώνεται η ¨αυτοπιστοποίηση¨, η δυνατότητα δηλαδή, του πολίτη να βεβαιώνει ο ίδιος την ακρίβεια ορισμένων στοιχείων που τον αφορούν, αντί να ζητά από τις αρμόδιες υπηρεσίες την έκδοση των σχετικών βεβαιώσεων ή πιστοποιητικών.

Η υπεύθυνη δήλωση, συντάσσεται σε απλό φύλλο χαρτιού και διατίθεται δωρεάν, χρησιμοποιείται είτε αυτοτελώς, είτε ενσωματωμένη, όπου αυτό προσφέρεται στα έντυπα των αιτήσεων και οι δημόσιες αρχές υποχρεούνται να τη χορηγούν στους ενδιαφερόμενους.

Το έντυπο της υπεύθυνης δήλωσης βρίσκεται αναρτημένο και στον ιστοχώρο του Υ.Δι.Μ.Η.Δ., www . ydem . gov . gr ,στη διαδρομή: Αρχείο ανακοινώσεων/Θέματα ενδιαφέροντος/Υπεύθυνη δήλωση.

Τέλος, οι υπηρεσίες μας στις οποίες υποβάλλονται υπεύθυνες δηλώσεις, οφείλουν να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο, σε τουλάχιστον πέντε επί τοις εκατό (5%) των δηλώσεων που υποβλήθηκαν κατά το αμέσως προηγούμενο τρίμηνο, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις της παρ. 4 του άρθρου 8 του ν.1599/1986 (ΦΕΚ 75Α) και της παρ. 3 του άρθρου 10 του ν.3230/2004 (ΦΕΚ 44Α).

(Ψευδής δήλωση ή απόκρυψη των αληθινών γεγονότων τιμωρείται με φυλάκιση 3 μηνών, κάθειρξη μέχρι 10 ετών- η σχετική διοικητική πράξη ανακαλείται αμέσως).

Με ευθύνη των Προϊσταμένων Διευθύνσεων να λάβουν γνώση των οδηγιών όλοι οι υπάλληλοι κάθε Μονάδας.

ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ
Η Προϊσταμένη του Τμήματος Γραμματειακής Υποστήριξης και Διοικητικής Μέριμνας

Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
ΛΟΥΡΙΔΟΥ ΑΝΤΩΝΙΑ