Έχετε πάει στο Ρολόι > Δομή αρχείου. Πώς λειτουργεί η επιλογή αυτή;

Από εδώ περνάτε στο πρόγραμμα το αρχείο το οποίο έχει παραχθεί από το Ρολόι.

Το αρχείο που παρήγαγε το ρολόι το έχουμε αποθηκεύσει κάπου, πχ στον δίσκο C,με την σχετική του ονομασία σε μορφή txt, πχ Roloi.Txt (πάντα θα πρέπει να είναι σε txt μορφή, άλλες μορφές αρχείου δεν είναι συμβατές).
Από εδώ λοιπόν φτιάχνουμε μία φορά πώς θα ενημερώνεται το πρόγραμμα με βάση το αρχείο που το ρολόι έχει παράγει.

Έστω ότι το αρχείο που προήλθε από το ρολόι είναι το ακόλουθο:

0000000010 02/05/2011 14:29:16
0000000054 02/05/2011 14:32:30

Το αρχικό νούμερο είναι ο κωδικός του κάθε εργαζόμενου όπως αυτός έχει οριστεί στην κάρτα που «χτυπάει».

Δίπλα έχουμε την ημερομηνία και πιο δίπλα την ώρα. Για κάθε εργαζόμενο θα πρέπει να υπάρχει τουλάχιστον μία είσοδος και μία έξοδος ανά μέρα. Μπορεί να έχει παραπάνω εισόδους και εξόδους στην διάρκεια της ημέρας, αλλά ο αριθμός τους θα πρέπει πάντα να είναι ζυγός αριθμός.

Πχ εδώ βλέπουμε ότι ο 0000010 μπήκε στις 14:29:16 και βγήκε στις 22:30:43.

Στο πεδίο λοιπόν “Όνομα αρχείου” βάζουμε το αρχείο (με κλικ στα κιάλια το αναζητούμε από εκεί που το έχουμε αποθηκεύσει, το αρχείο σε μορφή txt.

Μορφή ημερομηνίας: Επιλέγουμε την μορφή ημερομηνίας που υπάρχει μέσα στο αρχείο, λογικά θα είναι ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ. Αν έχει άλλη μορφή επιλέγουμε ανάλογα.

Μορφή ώρας:
Επιλέγουμε την μορφή της ώρας όπως την έχει το αρχείο. Το γράμμα -τ- δίπλα από τις επιλογές, σημαίνει ότι χρησιμοποιείται η ένδειξη πμ μμ ή am pm, και όχι η στρατιωτική ώρα. Θα το ορίσετε λοιπόν ανάλογα με το πώς είναι η ώρα στο αρχείο. Πχ στο δικό μας παράδειγμα η ώρα είναι στρατιωτική (πχ 14:29:16), άρα θα επιλέξουμε το ΩΩ:ΛΛ:ΔΔ. Αν ήταν 02:29:16 πμ, τότε θα επιλέγαμε το ΩΩ:ΛΛ:ΔΔ τ, και δίπλα στο πεδίο Μορφή 12ωρου θα επιλέγαμε αν θα είναι με λατινικούς ή ελληνικούς χαρακτήρες (ανάλογα πώς είναι μέσα στο αρχείο του ρολογιού).
Αν στην μορφή της ώρας βάλετε την στρατιωτική (δηλαδή χωρίς το τ), τότε η μορφή 12ωρου είναι αδιάφορη.

Χαρ.Διαχ/μου: (Χαρακτήρας διαχωρισμού): Επιλέγετε πώς θα διαχωρίζονται τα στοιχεία στο αρχείο, με tab ή με κόμμα.
Θέλει προσοχή, να επιλέξουμε τον σωστό διαχωρισμό των αρχείων, διότι διαφορετικά δεν θα υπολογίζεται η μισθοδοσία του ρολογιού (δεν θα μπορεί το πρόγραμμα να «διαβάσει» καλά το αρχείο).
Αν επιλέξουμε το tab ή το κόμμα, τότε τα στοιχεία που βρίσκονται μεταξύ των κομμάτων ή των tabs τα λαμβάνει ως μία οντότητα (αυτό επηρεάζει τα μήκη των αρχείων, δείτε λίγο παρακάτω).

Κενές γραμμές: Το αρχείο του ρολογιού συνήθως στο επάνω μέρος του έχει ένα ενημερωτικό report για το αρχείο. Προκειμένου να μην το λάβει υπ’όψιν, γράφουμε πόσες γραμμές να αφήσει κενές ώστε να αρχίσει από εκεί και πέρα να λαμβάνει το αρχείο.

Παράδειγμα:

Έστω ότι το αρχείο του ρολογιού είναι το ακόλουθο:

Το αρχείο αυτό………………………………..
Στις 20 του μηνός………………..
Με όγκο δεδομένων…………

00000000010 02/05/2011 14:29:16

Παρατηρούμε ότι ξεκινάει με γενικές πληροφορίες για το αρχείο και συγκεκρι-μένα το αρχείο ξεκινάει από την 4η γραμμή (μετριούνται και οι κενές).

Άρα οι κενές γραμμές είναι -4-, και αυτές είναι που θα βάλουμε στο πεδίο Κε-νές γραμμές.

Στο κάτω μέρος Πεδίο, Κωδικός (του εργαζόμενου στην κάρτα), Ημερομηνία και Ώρα προσδιορίζουμε το μήκος των στοιχείων του αρχείου.

Η συμπλήρωση αυτών των πεδίων εξαρτάται από το τί έχουμε δηλώσει στο πεδίο «Χαρ. Διαχ/μου».

Συγκεκριμένα, αν έχουμε δηλώσει το κενό (δηλαδή ούτε tab ούτε κόμμα), και το μήκος των αρχείων ανά σειρά του αρχείου είναι το ίδιο, τότε βάζουμε την αρχή και το μήκος του κάθε πεδίου του αρχείου (τα πεδία είναι -3-, Κωδικός, Ημερομηνία και Ώρα).

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα παρατηρούμε ότι όλα τα μήκη κωδικών (πχ των εργαζόμενων στις εκάστοτε γραμμές), είναι τα ίδια (δηλαδή είναι ομοιόμορφο το μήκος των μήκος των αρχείων στην κάθε γραμμή).

0000000010 02/05/2011 14:29:16
0000000054 02/05/2011 14:32:30

Έχουμε: Ο Κωδικός ξεκινάει από το 1ο πεδίο δεξιά της γραμμής και έχει μήκος 10 χαρακτήρες. Μετά ακολουθεί -1- κενό (το 11), και η Ημερομηνία ξεκινάει από το 12, και έχει μήκος 10 χαρακτήρων (μαζί με τα διαχωριστικά της).
Τέλος η ώρα ξεκινάει από το 23ο στοιχείο και έχει μήκος 8 χαρακτήρες.
Άρα ο πίνακας θα είναι:

Κωδικός 1 10
Ημερομηνία 12 10
Ώρα 23 8

Αν όμως το μήκος του κάθε πεδίου δεν είναι ίδιο ανά γραμμή, τότε στον Χαρακτήρα Διαχωρισμού θα επιλέξουμε το κόμμα ή το tab, το Μήκος θα το αφήσουμε μηδέν -0-, και θα είναι αχνό, γκρίζο, δεν θα μας αφήνει να καταχωρήσουμε.

Χρησιμοποιούμε το tab και το κόμμα όταν τα μήκη των πεδίων στις αντίστοιχες γραμμές δεν είναι σταθερά, πχ είναι:

0000010 02/05/2012 14:29:16
020 3/5/12 2:30

Σε αυτές τις περιπτώσεις βάζουμε ως διαχωριστικό το tab ή το κόμμα, και το Μήκος είναι αδιάφορο. Θεωρούμε δε το κάθε πεδίο ως μία οντότητα, Κωδικός 1 (μία οντότητα), Ημερομηνία 2 (2η οντότητα) κτλ.

Έτσι λοιπόν ενημερώσαμε την δομή του αρχείου. Αυτό θα το κάνετε μόνο μία φορά στην αρχή και δεν θα ξανά ασχοληθείτε, εκτός αν αλλάξει κάτι στις προδιαγραφές του αρχείου που παράγει η κάρτα.

Θα κάνετε κλικ στο Αποδοχή για να καταχωρήσει τις αλλαγές.