ΔΙΔΑΔ/Φ.69/207/οικ.8955/3.6.2022
Διαδικασία εγγραφής και πρόσβασης στην εφαρμογή παρακολούθησης των πειθαρχικών υποθέσεων «e-Peitharxika» της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας

Αθήνα, 3 Ιουνίου 2022
Αριθμ. Πρωτ.: ΔΙΔΑΔ/Φ.69/ 207/οικ.8955

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ
ΤΜΗΜΑ ΠΕΙΘΑΡΧΙΚΗΣ ΕΥΘΥΝΗΣ ΚΑΙ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ
E-mail: ped.hrm@ypes.gov.gr

ΕΘΝΙΚΗ ΑΡΧΗ ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ
ΜΟΝΑΔΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΩΝ
Τομέας Ελέγχου Πειθαρχικών Διαδικασιών
Ταχ. Δ/νση: Λένορμαν 195 και Αμφιαράου,
Τ.Κ.: 114 42 ΑΘΗΝΑ
Πληροφορίες: Ελένη Μαυρογεώργη
Σταματία Ναούμ
Βαρβάρα Τριανταφύλλου
Επιθεωρήτριες – Ελέγκτριες
Τηλέφωνο: 2132129823, 2132129767, 2132129766
e-mail: eleni.mavrogeorgi@aead.gr
stamatia.naoum@aead.gr
varvara.triantafyllou@aead.gr

ΘΕΜΑ: «Διαδικασία εγγραφής και πρόσβασης στην εφαρμογή παρακολούθησης των πειθαρχικών υποθέσεων «e-Peitharxika» της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας».

ΣΧΕΤ.: α) Άρθρο 24 του ν. 4807/2021 (Α’ 96).
β) Αρ. ΔΙΔΑΔ/Φ.58/939/οικ.3131/1-3-2022 κοινή απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών και του Διοικητή της Ε.Α.Δ. (ΦΕΚ 1040 Β’/1-3-2022).

Η παρούσα εγκύκλιος παρέχει ενημέρωση αναφορικά με τη διαδικασία εγγραφής και πρόσβασης στη νέα εφαρμογή e-Peitharxika στους φορείς που υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της αναφερόμενης στο σχετ. (β) κοινής απόφασης του Υπουργού Εσωτερικών και του Διοικητή της Ε.Α.Δ. και έχουν την υποχρέωση να καταχωρίζουν τα στοιχεία της πειθαρχικής προδικασίας και των πειθαρχικών υποθέσεων στην εν λόγω εφαρμογή.

Α. ΓΕΝΙΚΑ

Σας ενημερώνουμε ότι στο ΦΕΚ 96 Α’/11-6-2021 δημοσιεύτηκε ο ν. 4807/2021 «Θεσμικό πλαίσιο τηλεργασίας, διατάξεις για το ανθρώπινο δυναμικό του δημοσίου τομέα και άλλες επείγουσες ρυθμίσεις», στο {start}άρθρο 24{end} του οποίου προβλέπονται τα εξής: «1. Τα πειθαρχικά όργανα, μονομελή ή συλλογικά, καθώς και οι Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού υποχρεούνται, κατά λόγο αρμοδιότητας, να ενημερώνουν αμελλητί την ηλεκτρονική βάση δεδομένων που τηρείται στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.) για την παρακολούθηση εξέλιξης των διαδικασιών προκαταρκτικής εξέτασης, των διαδικασιών Ένορκης Διοικητικής Εξέτασης (Ε.Δ.Ε.), των πειθαρχικών διαδικασιών, καθώς και των ποινικών υποθέσεων που σχετίζονται με τις πειθαρχικές διαδικασίες. Οι Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού υποχρεούνται επιπλέον να ενημερώνουν αμελλητί την ηλεκτρονική βάση και για την εξέλιξη των πειθαρχικών υποθέσεων μετά την έκδοση των πειθαρχικών αποφάσεων σε περίπτωση άσκησης ένδικων μέσων. 2. Με κοινή απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών και του Διοικητή της Ε.Α.Δ., που δημοσιεύεται στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, καθορίζονται τόσο για τις τυπικές μορφές πειθαρχικής προδικασίας όσο και για τις πειθαρχικές υποθέσεις, όσοι έχουν υποχρέωση καταχώρισης στοιχείων, οι έχοντες πρόσβαση στη βάση δεδομένων, τα στοιχεία που τηρούνται στη βάση δεδομένων, ο τρόπος πρόσβασης σε αυτά, ο χρόνος τήρησής τους, τυχόν στάδια έναρξης λειτουργίας της, οι όροι και οι προϋποθέσεις σχετικά με τη συμμόρφωση με τις διατάξεις της κείμενης νομοθεσίας περί προστασίας προσωπικών δεδομένων, καθώς και κάθε άλλη αναγκαία λεπτομέρεια για τη λειτουργία αυτής».

Σε εφαρμογή των ανωτέρω, η Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.) ανέπτυξε το ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα με την ονομασία e-Peitharxika για την παρακολούθηση των μορφών της πειθαρχικής προδικασίας και των πειθαρχικών υποθέσεων. Ο Τομέας Ελέγχου Πειθαρχικών Διαδικασιών της Μονάδας Επιθεωρήσεων και Ελέγχων της Ε.Α.Δ. αποτελεί την υπεύθυνη οργανική μονάδα για τη διαχείριση της εν λόγω βάσης δεδομένων και η Διεύθυνση Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης της Ε.Α.Δ. την υπεύθυνη οργανική μονάδα για την επικαιροποίηση, τη συντήρηση και την εξαγωγή στοιχείων από την ανωτέρω βάση δεδομένων καθώς και για την τεχνική υποστήριξη των χρηστών.

Βάσει της παρασχεθείσας, με την προαναφερόμενη διάταξη, νομοθετικής εξουσιοδότησης εκδόθηκε η με αριθμ. ΔΙΔΑΔ/Φ.58/939/οικ.3131/1-3-2022 κοινή απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών και του Διοικητή της Ε.Α.Δ. (ΦΕΚ 1040 Β’/1-3-2022), με την οποία ρυθμίζονται τα ειδικότερα θέματα λειτουργίας και διαχείρισης της ηλεκτρονικής βάσης δεδομένων με τίτλο e-Peitharxika και συγκεκριμένα:

Α.1 – Άρθρο 2 – Πεδίο Εφαρμογής

Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 2, στις ρυθμίσεις της εκδοθείσας απόφασης υπάγονται οι φορείς και οι υπηρεσίες της Γενικής Κυβέρνησης, στο σύνολο των οποίων η Ε.Α.Δ. έχει την αρμοδιότητα παρακολούθησης των πειθαρχικών διαδικασιών συμπεριλαμβανομένων:
• των Ν.Π.Δ.Δ.,
• των Ο.Τ.Α. πρώτου και δεύτερου βαθμού, των επιχειρήσεων τους και των εποπτευομένων από αυτούς Ν.Π.Δ.Δ. και Ν.Π.Ι.Δ.
• των κρατικών νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου
• των δημόσιων επιχειρήσεων
• των επιχειρήσεων
τη διοίκηση των οποίων ορίζει άμεσα ή έμμεσα το Δημόσιο με διοικητική πράξη ή ως μέτοχος, ακόμα και στην περίπτωση που οι επιχειρήσεις αυτές εξαιρούνται ρητά από τους κανόνες περί δημοσίου τομέα, σύμφωνα με τους ιδρυτικούς τους νόμους,

Από το πεδίο εφαρμογής της εξαιρείται το στρατιωτικό προσωπικό των Ενόπλων Δυνάμεων (Ε.Δ.).

Α.2 – Άρθρο 4 Υπόχρεοι καταχώρισης

Στο άρθρο 4 ως υπόχρεοι καταχώρισης στοιχείων ορίζονται οι ακόλουθοι:

1) Οι εξουσιοδοτημένοι προς τούτο υπάλληλοι της αρμόδιας οργανικής μονάδας Διοικητικού/Προσωπικού των φορέων για τα στοιχεία που αφορούν τις διαδικασίες της Προκαταρκτικής Εξέτασης και της Ένορκης Διοικητικής Εξέτασης (Ε.Δ.Ε.), τα στοιχεία της πειθαρχικής διαδικασίας ενώπιον των μονομελών πειθαρχικών οργάνων και των Διοικητικών Συμβουλίων, τυχόν στοιχεία ποινικής διαδικασίας, διοικητικά μέτρα, καθώς και στοιχεία για την άσκηση προσφυγής ενώπιον των διοικητικών δικαστηρίων για τους υπαλλήλους του φορέα.

2) Οι Γραμματείς των Πειθαρχικών Συμβουλίων για τις πειθαρχικές υποθέσεις ενώπιον των Πειθαρχικών Συμβουλίων.

3) Τα στελέχη της αρμόδιας οργανικής μονάδας της Γενικής Γραμματείας Ανθρώπινου Δυναμικού Δημοσίου Τομέα (Γ.Γ.Α.Δ.Δ.Τ.) του Υπουργείου Εσωτερικών, τα οποία καταχωρίζουν στοιχεία που αφορούν σε τυχόν μεταβολές των στοιχείων των Πειθαρχικών Συμβουλίων, ιδίως στοιχεία που αφορούν τη σύσταση, τη συγκρότηση και την κατάργηση Πειθαρχικού Συμβουλίου.

Α.3 – Άρθρο 5 Δικαίωμα πρόσβασης

Δικαίωμα πρόσβασης κατά λόγο αρμοδιότητας έχουν οι πιστοποιημένοι χρήστες:

α) οι υπάλληλοι των αρμόδιων οργανικών μονάδων Διοικητικού/Προσωπικού,
β) οι Γραμματείς των Πρωτοβάθμιων και των Δευτεροβάθμιων Πειθαρχικών Συμβουλίων,
γ) οι Επιθεωρητές Ελεγκτές του Τομέα Ελέγχου Πειθαρχικών Διαδικασιών της Ε.Α.Δ.,
δ) τα στελέχη των οργανικών μονάδων της Γ.Γ.Α.Δ.Δ.Τ. του Υπουργείου Εσωτερικών που είναι αρμόδια για την παρακολούθηση των πειθαρχικών διαδικασιών και
ε) ο Πρόεδρος του Δευτεροβάθμιου Πειθαρχικού Συμβουλίου του άρθρου 146Α του ν.3528/2007.

Α.4 – Άρθρο 6 Τρόπος πρόσβασης

Η εγγραφή χρήστη γίνεται με την εισαγωγή των στοιχείων των αιτούντων στα απαιτούμενα πεδία της βάσης δεδομένων e-Peitharxika καθώς και του κωδικού πρόσβασης που οι ίδιοι επιλέγουν. Ο κωδικός πρόσβασης είναι προσωπικός και δεν μεταβιβάζεται. Με την ολοκλήρωση της εγγραφής του, ο χρήστης αποκτά πρόσβαση με δικαιώματα αντίστοιχα των αρμοδιοτήτων του. Αναλυτικές οδηγίες για την εγγραφή των χρηστών παρέχονται στο παρακάτω Μέρος Β’ της παρούσας εγκυκλίου.

Β. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ – ΕΓΓΡΑΦΗ ΧΡΗΣΤΩΝ

ΒΗΜΑ 1ο: Έκδοση απόφασης ορισμού χρήστη

Οι αρμόδιες οργανικές μονάδες Διοικητικού/Προσωπικού/Ανθρώπινου Δυναμικού καλούνται άμεσα να ορίσουν με απόφαση του αρμοδίου οργάνου (Προϊσταμένου οικείας οργανικής μονάδας ή ιεραρχικώς ανωτέρου οργάνου) έναν/μία υπάλληλο και τον αναπληρωτή/τρια αυτού/ής, οι οποίοι θα πιστοποιηθούν ως χρήστες της εφαρμογής. Προτείνεται η ανάθεση σε υπαλλήλους με εξοικείωση σε θέματα πειθαρχικού δικαίου, όπου είναι δυνατόν.

Στην απόφαση ορισμού θα αναγράφονται υποχρεωτικά τα ακόλουθα στοιχεία: Όνομα, Επώνυμο, Κατηγορία/Κλάδος, Οργανική μονάδα που υπηρετεί, Αριθμός τηλεφώνου επικοινωνίας και η προσωπική – υπηρεσιακή ηλεκτρονική διεύθυνση (e-mail) του κάθε χρήστη.

Εφιστούμε την προσοχή στο τελευταίο στοιχείο, της ύπαρξης προσωπικού υπηρεσιακού e-mail του χρήστη, άλλως να ληφθεί μέριμνα για την άμεση δημιουργία προσωπικού υπηρεσιακού email. Τονίζεται ότι δεν πρέπει να δηλώνεται κοινόχρηστη διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (e-mail) της υπηρεσίας/φορέα.

ΒΗΜΑ 2ο: Αίτημα εγγραφής

Ο κάθε χρήστης που έχει οριστεί με την ως άνω απόφαση πληκτρολογεί την ηλεκτρονική διεύθυνση https://e-peitharxika.aead.gr όπου εμφανίζεται η αρχική σελίδα της εφαρμογής.

Πατώντας το πεδίο «Εγγραφή» (στο πάνω δεξιό τμήμα της πρώτης σελίδας) ανοίγει η φόρμα καταχώρισης στοιχείων όπου ο χρήστης συμπληρώνει:

• Το προσωπικό – υπηρεσιακό του e-mail (όμοιο με το δηλωθέν στην απόφαση ορισμού, βλ. ΒΗΜΑ 1ο),
• ένα επιθυμητό όνομα χρήστη (user name),
• το όνομά του,
• το επώνυμό του,
• την ιδιότητά του,
• τον φορέα που ανήκει,

ενώ στο τέλος αναρτά την απόφαση ορισμού του (αρχείο PDF μέχρι 1 MB) και πατά το πεδίο «Εγγραφή».
(Τα παραπάνω στοιχεία που καταχωρίζονται για την εγγραφή του χρήστη πρέπει να ταυτίζονται με τα αντίστοιχα της απόφασης ορισμού χρήστη [ΒΗΜΑ 1ο])

Στη συνέχεια αποστέλλεται από την εφαρμογή αυτοματοποιημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) ενεργοποίησης του χρήστη, στην υπηρεσιακή ηλεκτρονική διεύθυνση που έχει δηλωθεί παραπάνω. Στο αυτοματοποιημένο αυτό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) συμπεριλαμβάνεται ο σύνδεσμος που πρέπει να επιλεγεί ώστε να πραγματοποιηθεί η ενεργοποίηση του λογαριασμού του χρήστη.

Στην περίπτωση που ο σύνδεσμος ενεργοποίησης δεν λειτουργεί, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να τον αντιγράψει σε κάποιον φυλλομετρητή (Mozilla Firefox, Chrome κ.α.) και να συνεχίσει τη διαδικασία εγγραφής του.

Στη συνέχεια, ο χρήστης καλείται να καταχωρίσει τον κωδικό πρόσβασης (password), δύο φορές.

Ο κωδικός πρόσβασης πρέπει να έχει μήκος τουλάχιστον 8 χαρακτήρων και να περιλαμβάνει τουλάχιστον ένα ψηφίο, έναν πεζό λατινικό χαρακτήρα, έναν κεφαλαίο λατινικό χαρακτήρα και έναν τουλάχιστο σύμβολο.

Μετά την επιτυχή καταχώριση του κωδικού πρόσβασης, ο χρήστης εισέρχεται για πρώτη φορά στην εφαρμογή, με δικαίωμα απλού εγγεγραμμένου χρήστη.

Το ως άνω ΒΗΜΑ 2 (αίτημα εγγραφής) οφείλουν να ακολουθήσουν και οι Γραμματείς των Πρωτοβάθμιων και των Δευτεροβάθμιων Πειθαρχικών Συμβουλίων και οι αναπληρωτές αυτών, οι οποίοι/ες αναρτούν την απόφαση, με την οποία ορίζονται Γραμματείς του εκάστοτε Συμβουλίου.

Για την ως άνω διαδικασία εγγραφής έχει καταρτιστεί σχετικό εγχειρίδιο με αναλυτικές οδηγίες, το οποίο θα αναρτηθεί και στην ιστοσελίδα της εφαρμογής (https://e-peitharxika.aead.gr/uploads/educational-material/user-manual.pdf)

Επισημαίνεται ότι ο κωδικός πρόσβασης είναι προσωπικός και δεν μεταβιβάζεται. Σε περίπτωση δε που συντρέχει λόγος αντικατάστασης του υπαλλήλου, που έχει ορισθεί ως χρήστης της εφαρμογής, υποχρεούται ο ίδιος κατ’ αρχάς να ενημερώσει σχετικά την Ε.Α.Δ. αποστέλλοντας e-mail στην ηλεκτρονική διεύθυνση e-peitharxika@aead.gr, η δε υπηρεσία/φορέας οφείλει να προβεί στην έκδοση απόφασης αντικατάστασης χρήστη ακολουθώντας τις προαναφερόμενες οδηγίες (ΒΗΜΑ 1ο και ΒΗΜΑ 2ο). Σε περίπτωση αντικειμενικής αδυναμίας του χρήστη να ενημερώσει την Ε.Α.Δ. κατά τα ανωτέρω, αποστέλλεται αίτημα από την Υπηρεσία.

Διευκρινίζεται ότι από την έκδοση της παρούσας παύει η καταχώριση στοιχείων στην ηλεκτρονική εφαρμογή της Ε.Α.Δ. (πρώην Σ.Ε.Ε.Δ.Δ.) «Πειθαρχικές υποθέσεις υπαλλήλων δημοσίων φορέων» και καταργούνται οι σχετικοί κωδικοί πρόσβασης των ήδη πιστοποιημένων χρηστών.
Επισημαίνεται ότι η παραπάνω διαδικασία εγγραφής είναι απαραίτητη, προκειμένου να είναι δυνατή η υποχρεωτική κατά τον νόμο καταχώριση στην εφαρμογή των απαιτούμενων στοιχείων.

Αναφορικά με την έναρξη καταχώρισης των στοιχείων των πειθαρχικών υποθέσεων και την παροχή σχετικών οδηγιών χρήσης της εφαρμογής, θα ακολουθήσει νεότερη εγκύκλιος.

Για πληροφορίες σχετικά με τα αναφερόμενα στην παρούσα εγκύκλιο οι Υπηρεσίες παρακαλούνται να απευθύνονται στα στοιχεία επικοινωνίας της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας.

Οι αποδέκτες της παρούσας εγκυκλίου παρακαλούνται να την κοινοποιήσουν αυθημερόν, με κάθε πρόσφορο τρόπο, στα Πειθαρχικά Συμβούλια της αρμοδιότητάς τους, στους υπαλλήλους και σε όλους τους φορείς που υπάγονται ή εποπτεύονται από αυτούς (Ν.Π.Δ.Δ., Ν.Π.Ι.Δ.) προς ενημέρωση και κάθε περαιτέρω, κατά λόγο αρμοδιότητας, ενέργεια.

Η παρούσα εγκύκλιος και το σχετικό εγχειρίδιο έχει αναρτηθεί στην ιστοσελίδα της Ε.Α.Δ. www.aead.gr στη διαδρομή «Δημοσιεύσεις» → «Πράξεις και Νόμοι», καθώς και στην ιστοσελίδα του Υπουργείου Εσωτερικών www.ypes.gr στη διαδρομή «Ανθρώπινο Δυναμικό Δημοσίου Τομέα – Ανθρώπινο Δυναμικό».

Η ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ
ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ ΧΑΡΑΛΑΜΠΟΓΙΑΝΝΗ

Ο ΔΙΟΙΚΗΤΗΣ ΤΗΣ Ε.Α.Δ.
ΑΓΓΕΛΟΣ ΜΠΙΝΗΣ