ΔΑΠΔΕΠ/Φ.5/28/οικ.1231/24.1.2023
Ολοκλήρωση της αξιολόγησης του προσωπικού του δημοσίου τομέα για την αξιολογική περίοδο του έτους 2021 – Οριστικοποίηση εκθέσεων αξιολόγησης έτους 2021 και παρελθόντων ετών

Αθήνα, 24 Ιανουαρίου 2023
Αριθμ. Πρωτ.: ΔΑΠΔΕΠ/Φ.5/28/οικ.1231

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΚΑΙ ΠΕΙΘΑΡΧΙΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ
ΤΜΗΜΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ

Ταχ. Δ/νση: Βασ. Σοφίας 15, 106 74, Αθήνα
Τηλ.: 2131313390 -3240, 3244, 3321, 3187
E-mail: axiologisi@ypes.gov.gr

ΘΕΜΑ: Ολοκλήρωση της αξιολόγησης του προσωπικού του δημοσίου τομέα για την αξιολογική περίοδο του έτους 2021 – Οριστικοποίηση εκθέσεων αξιολόγησης έτους 2021 και παρελθόντων ετών

Σε συνέχεια των με αριθμ. πρωτ. ΔΑΠΔΕΠ/Φ.5/20/οικ.3030/28.02.2022 (ΑΔΑ: 990Ξ46ΜΤΛ6-ΣΕ9) και ΔΑΠΔΕΠ/Φ.5/21/οικ.3273/3-3-2022 (ΑΔΑ: 9Χ2Θ46ΜΤΛ6-ΖΑΜ) εγκυκλίων του Υπουργείου Εσωτερικών, σας ενημερώνουμε σχετικά με τις ενέργειες που αφορούν στην εξέταση και οριστικοποίηση των εκθέσεων αξιολόγησης από τις Ειδικές Επιτροπές Αξιολόγησης (ΕΕΑ) για την αξιολογική περίοδο του έτους 2021, καθώς και εκθέσεων αξιολόγησης προηγούμενων αξιολογικών περιόδων που παραμένουν σε εκκρεμότητα.

Ολοκλήρωση της αξιολόγησης του προσωπικού του δημόσιου τομέα για την αξιολογική περίοδο του έτους 2021

Σε συνέχεια της ολοκλήρωσης του ελέγχου εγκυρότητας των εκθέσεων αξιολόγησης της Αξιολογικής περιόδου του έτους 2021 από τις Διευθύνσεις Διοικητικού ή Προσωπικού, προβλέπονται οι κάτωθι ενέργειες:

→ Οι Αξιολογούμενοι ενημερώνονται για τα αποτελέσματα αξιολόγησής τους μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής αξιολόγησης. Σε περίπτωση που θεμελιώνουν δικαίωμα ένστασης, αυτή υποβάλλεται ηλεκτρονικά.
→ Οι Διευθύνσεις Διοικητικού ή Προσωπικού:

– ενημερώνουν τους αξιολογούμενους σχετικά με τη δυνατότητα
ηλεκτρονικής πρόσβασης στις εκθέσεις αξιολόγησής τους,
– καταχωρίζουν στην ηλεκτρονική εφαρμογή αξιολόγησης ενστάσεις που υποβάλλονται εγγράφως από τους αξιολογούμενους μόνο σε περίπτωση που δεν καθίσταται δυνατή η ηλεκτρονική υποβολή από τον ίδιο τον αξιολογούμενο
– διαβιβάζουν στην αρμόδια ΕΕΑ – εφόσον απαιτείται – τυχόν ανώνυμα ερωτηματολόγια αξιολόγησης που αφορούν σε εκθέσεις αξιολόγησης προϊσταμένων
– ενημερώνουν τους ορισμούς συμμετεχόντων ως προς την αρμόδια ΕΕΑ

→ Οι Γραμματείς των ΕΕΑ ενημερώνουν – εφόσον απαιτείται – τα στοιχεία των ΕΕΑ στην ηλεκτρονική εφαρμογή της αξιολόγησης,
→ Οι Πρόεδροι των ΕΕΑ προβαίνουν στις απαιτούμενες ενέργειες για την ολοκλήρωση της εξέτασης των εκθέσεων που παραπέμπονται στις ΕΕΑ εντός των νόμιμων προθεσμιών.

Εξαγωγή Αποτελεσμάτων

Μετά τη λήξη του σταδίου ελέγχου εγκυρότητας διενεργείται αυτόματα από την ηλεκτρονική εφαρμογή η εξαγωγή των αποτελεσμάτων των αξιολογήσεων, με βάση τα οριζόμενα στις διατάξεις των άρθρων 16, 17, 18 και 20 του ν. 4369/2016 (ΦΕΚ Α’ 33/27-02-2016), για το σύνολο των εκθέσεων αξιολόγησης – ηλεκτρονικών και χειρόγραφων – που έχουν επισημανθεί ως ολοκληρωμένες και έγκυρες. Ειδικότερα, προσδιορίζονται:

Α. Οι οριστικοποιημένες εκθέσεις αξιολόγησης για τις οποίες δεν προκύπτει υποχρέωση εξέτασης από την ΕΕΑ και δε θεμελιώνεται δικαίωμα ένστασης από τον αξιολογούμενο

Β. Οι μη οριστικοποιημένες εκθέσεις αξιολόγησης που

i. είτε πληρούν τα κριτήρια για υποχρεωτική παραπομπή στην ΕΕΑ, (δηλ. εκθέσεις αξιολόγησης με βαθμολογία μεγαλύτερη ή ίση με 90 σε τουλάχιστον ένα κριτήριο, καθώς και εκθέσεις αξιολόγησης που η απόκλιση μεταξύ του μέσου όρου της βαθμολογίας των δύο (2) αξιολογητών υπερβαίνει τις είκοσι τέσσερις (24) εκατοστιαίες μονάδες), οι οποίες λαμβάνουν τη σήμανση «ΕΕΑ/Υποχρεωτικά» και προωθούνται αυτόματα στην ΕΕΑ,

ii. είτε πληρούν τα κριτήρια για υποβολή ένστασης από τον αξιολογούμενο ενώπιον της ΕΕΑ (δηλ. εκθέσεις αξιολόγησης με βαθμολογία μικρότερη του 60 σε τουλάχιστον ένα κριτήριο, καθώς και εκθέσεις αξιολόγησης με μέσο όρο βαθμολογίας μικρότερο του 75), οι οποίες λαμβάνουν τη σήμανση «Προϋποθέσεις Ένστασης».

Γνωστοποίηση εκθέσεων

Κάθε έκθεση αξιολόγησης – οριστικοποιημένη ή μη – είναι προσβάσιμη μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής αξιολόγησης στον αξιολογούμενο τον οποίο αφορά. Η οικεία Διεύθυνση Διοικητικού ή Προσωπικού καλείται να ενημερώσει τους αξιολογούμενους σχετικά με τη δυνατότητα ηλεκτρονικής πρόσβασης στις εκθέσεις αξιολόγησης τους.

Επισημαίνεται ότι, μόνο σε περιπτώσεις που διαπιστώνεται αδυναμία ηλεκτρονικής πρόσβασης του αξιολογούμενου η γνωστοποίηση της έκθεσης αξιολόγησης διενεργείται σε έντυπη μορφή με αποδεικτικό επίδοσης.

Υποβολή ενστάσεων

Για όσες εκθέσεις αξιολόγησης θεμελιώνεται δικαίωμα ένστασης στην ΕΕΑ – οι αξιολογούμενοι έχουν δυνατότητα να υποβάλουν ηλεκτρονικά την ένστασή τους. Η αποκλειστική προθεσμία για την άσκηση της ένστασης ορίζεται στις δώδεκα (12) ημέρες από την κοινοποίηση της έκθεσης αξιολόγησης (άρθρο 20 παρ. 3 του ν.4369/2016, όπως ισχύει). Εφόσον υποβληθεί ένσταση από τον αξιολογούμενο, η έκθεση αξιολόγησης λαμβάνει τη σήμανση «ΕΕΑ/Λόγω ένστασης» και προωθείται αυτόματα στην ΕΕΑ.

Σε περίπτωση αιτιολογημένης αδυναμίας πρόσβασης στην ηλεκτρονική εφαρμογή αξιολόγησης, ο αξιολογούμενος έχει τη δυνατότητα να υποβάλει την ένσταση του εγγράφως στην οικεία Διεύθυνση Διοικητικού ή Προσωπικού, η οποία την καταχωρεί υποχρεωτικά στην ηλεκτρονική εφαρμογή αξιολόγησης.

Διαβίβαση ανώνυμων ερωτηματολογίων στην ΕΕΑ

Η οικεία Διεύθυνση Διοικητικού ή Προσωπικού, εφόσον πληρούνται οι εκ του νόμου προβλεπόμενες προϋποθέσεις (παρ. 15 του άρθρου 18 του ν.4369/2016) διαβιβάζει στην αρμόδια ΕΕΑ τυχόν ανώνυμα ερωτηματολόγια αξιολόγησης που αφορούν σε εκθέσεις αξιολόγησης προϊσταμένων που παραπέμπονται προς εξέταση στην ΕΕΑ.

Οριστικοποίηση εκθέσεων αξιολόγησης έτους 2021 και παρελθόντων ετών (2019 & 2020)

Ενημέρωση στοιχείων ΕΕΑ & αντιστοίχιση ορισμών αξιολόγησης

Σύμφωνα και με τις οδηγίες του «Οδηγού Διαχείρισης Ειδικών Επιτροπών Αξιολόγησης & Ενημέρωσης ορισμών αξιολόγησης» καλούνται αφενός οι Γραμματείς των ΕΕΑ, να προβούν σε καταχώριση ή ενημέρωση των στοιχείων των Επιτροπών ως προς τον κύκλο αξιολόγησης της αξιολογικής περιόδου του έτους 2021, αφετέρου οι Διευθύνσεις Διοικητικού ή Προσωπικού να επιβεβαιώσουν ότι έχει γίνει αντιστοίχιση των ορισμών αξιολόγησης με την αρμόδια ΕΕΑ προκειμένου να καταστεί δυνατή η αυτόματη προώθηση των εκθέσεων αξιολόγησης σε αυτή, στις περιπτώσεις που πληρούνται οι σχετικές προϋποθέσεις.

Διευκρινίζεται ότι, σε περίπτωση που διαπιστώνονται από τις οικείες Διευθύνσεις Διοικητικού ή Προσωπικού εκκρεμότητες αναφορικά με μη οριστικοποιημένες εκθέσεις αξιολόγησης των αξιολογικών περιόδων των ετών 2019 και 2020, θα πρέπει να γίνουν οι αντίστοιχες ενέργειες και για τις εν λόγω αξιολογικές περιόδους προκειμένου να εξετασθούν οι εκθέσεις αξιολόγησης που είναι σε εκκρεμότητα από τις αρμόδιες ΕΕΑ.

Οριστικοποίηση Εκθέσεων αξιολόγησης

Ο γραμματέας ΕΕΑ, τακτικός ή αναπληρωτής, μέσω της μικροεφαρμογής «Αξιολόγηση», για κάθε έκθεση αξιολόγησης που είναι σε εκκρεμότητα στην ΕΕΑ, πρέπει να εκτελέσει την ενέργεια της “δέσμευσης” και να δώσει πρόσβαση στα μέλη που θα συμμετάσχουν στην εξέτασή της, προκειμένου να προβούν σε εξέταση και οριστικοποίηση των εκθέσεων.

Υπενθυμίζεται ότι, η «Υποβολή» έκθεσης αξιολόγησης από την ΕΕΑ αποτελεί οριστική ενέργεια κι ως εκ τούτου δεν υπάρχει δυνατότητα άμεσης τροποποίησης σε περίπτωση αστοχίας ή λανθασμένης συμπλήρωσης. Εφόσον προκύψει ανάγκη διόρθωσης – ο Πρόεδρος της ΕΕΑ υποβάλει στην οικεία Διεύθυνση Διοικητικού ή Προσωπικού αίτημα επαναπροώθησης της έκθεσης το οποίο διαβιβάζεται από την Διεύθυνση Διοικητικού ή Προσωπικού στο Τμήμα Αξιολόγησης Ανθρώπινου Δυναμικού του Υπουργείου Εσωτερικών.

Προθεσμίες ολοκλήρωσης του έργου των ΕΕΑ Οριστικοποίηση εκθέσεων αξιολόγησης αξιολογικής περιόδου έτους 2021

Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 5 του άρθρου 21 του ν. 4369/2016 η ΕΕΑ ολοκληρώνει το έργο της εξέτασης των εκθέσεων αξιολόγησης κάθε αξιολογικής περιόδου εντός εξαμήνου. Για την αξιολογική περίοδο του έτους 2021 το χρονικό διάστημα των έξι (6) μηνών άρχεται στις 30 Ιανουαρίου 2023. Υπενθυμίζεται ότι, όσον αφορά στις ενστάσεις, η ΕΕΑ αποφαίνεται για αυτές μέσα σε προθεσμία δύο (2) μηνών από την περιέλευσή τους σε αυτή.

Οριστικοποίηση εκθέσεων αξιολόγησης αξιολογικών περιόδων ετών 2016- 2020

Σε συνέχεια και της με αριθ. ΔΑΠΔΕΠ/Φ.5/21/οικ.3273/3.3.2022 εγκυκλίου του Υπουργείου Εσωτερικών καλούνται οι Πρόεδροι των ΕΕΑ να μεριμνήσουν για την ολοκλήρωση του έργου των οικείων ΕΕΑ και τη διευθέτηση τυχόν εκκρεμοτήτων τους. Στο πλαίσιο αυτό καλούνται να αποστείλουν έως τις 28/2/2023 έγγραφο στο Τμήμα Αξιολόγησης Ανθρώπινου Δυναμικού του Υπουργείου Εσωτερικών, με το οποίο θα βεβαιώνουν τη μη ύπαρξη εκκρεμών εκθέσεων αξιολόγησης για τις αξιολογικές περιόδους των ετών 2016-2020 στην οικεία ΕΕΑ ή θα αναφέρουν τον αριθμό εκκρεμών εκθέσεων αξιολόγησης και την αξιολογική περίοδο την οποία αφορούν.

Οι προϊστάμενοι των αρμόδιων μονάδων για την τήρηση του προσωπικού μητρώου των υπαλλήλων, που υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής των σχετικών με την αξιολόγηση της απόδοσης του προσωπικού διατάξεων του ν.4369/2016, καλούνται έως τις 28/2/2023 να αποστείλουν έγγραφο στο Τμήμα Αξιολόγησης Ανθρώπινου Δυναμικού του Υπουργείου Εσωτερικών με το οποίο θα βεβαιώνουν την οριστικοποίηση των εκθέσεων αξιολόγησης για τις αξιολογικές περιόδους των ετών 2016-2020 και τη συμπερίληψή τους στο προσωπικό μητρώο ή θα αναφέρουν τον αριθμό των μη οριστικοποιημένων εκθέσεων αξιολόγησης και τα στοιχεία (ΑΔΑ συγκρότησης) της ΕΕΑ στην οποία εκκρεμούν.

Οι ΟΤΑ α’ και β’ βαθμού θα αποστείλουν τα στοιχεία στη Διεύθυνση Προσωπικού Τοπικής Αυτοδιοίκησης του Υπουργείου Εσωτερικών.

Διευκρινίζεται ότι, οι εκθέσεις αξιολόγησης για τις οποίες έχει παρέλθει η προβλεπόμενη προθεσμία υποβολής ένστασης, θεωρούνται οριστικοποιημένες.

Περαιτέρω, επισημαίνεται ότι εκθέσεις αξιολόγησης για τις οποίες διαπιστώθηκε – μετά την ολοκλήρωση του σταδίου ελέγχου εγκυρότητας – ότι εμπεριέχουν αστοχίες ή παραλείψεις που τις καθιστούν μη έγκυρες, δεδομένου ότι δεν παρέχεται στην ηλεκτρονική εφαρμογή η δυνατότητα ακύρωσης τους κατά το στάδιο των ΕΕΑ, δεν προσμετρώνται στα στοιχεία.

Επισημαίνεται τέλος, ότι στο πλαίσιο των επιμορφωτικών προγραμμάτων που διοργανώνει το ΕΚΔΔΑ στον τομέα της Δημόσιας Διοίκησης & Διακυβέρνησης, έχει ενταχθεί το πρόγραμμα με τίτλο «ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΤΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΕΙΔΙΚΩΝ ΕΠΙΤΡΟΠΩΝ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ», το οποίο απευθύνεται σε υπαλλήλους στους οποίους έχει ανατεθεί ο ρόλος του «Γραμματέα ΕΕΑ» στις ΕΕΑ του ν.4369/2016, και αφορά στην απόκτηση γνώσεων και δεξιοτήτων για τη διαχείριση των ΕΕΑ μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής αξιολόγησης. Κρίνεται σκόπιμη η παρακολούθηση του σεμιναρίου από το σύνολο των υπαλλήλων με το εν λόγω ρόλο προκειμένου να διευθετηθούν οι εκκρεμότητες με τον πλέον αποτελεσματικό τρόπο και παρακαλούμε για την διευκόλυνση της συμμετοχής τους.

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού ή Προσωπικού παρακαλούνται να κοινοποιήσουν, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την παρούσα σε όλους τους υπαλλήλους αρμοδιότητάς τους και στους εποπτευόμενους φορείς, καθώς και στους Προέδρους των ΕΕΑ.

Η Διεύθυνση Προσωπικού Τοπικής Αυτοδιοίκησης του Υπουργείου Εσωτερικών παρακαλείται για την άμεση κοινοποίηση της παρούσας στους ΟΤΑ α’ και β’ βαθμού, καθώς και στους Προέδρους των ΕΕΑ αυτών και τη συγκεντρωτική αποστολή στην Υπηρεσία μας των εγγράφων των αρμόδιων για το προσωπικό μητρώο των υπαλλήλων υπηρεσιακών μονάδων ΟΤΑ α’ και β’ βαθμού.

Η παρούσα εγκύκλιος βρίσκεται στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Υπουργείου μας (www.ypes.gr). στη διαδρομή: Έργο & Δράσεις → Ανθρώπινο Δυναμικό Δημοσίου Τομέα → Αξιολόγηση (https://www.ypes.gr/anthropino-dynamiko-dimosioy-tomea/category–axiologisi) καθώς και στην ιστοσελίδα της Απογραφής (https://www.apografi.gov.gr/) στη διαδρομή: Αξιολόγηση → Θεσμικό Πλαίσιο.

Η Γενική Γραμματέας
Παρασκευή Χαραλαμπογιάννη