43282/04-06-2025
Οδηγίες σχετικά με την τήρηση του φακέλου δημόσιας σύμβασης προμηθειών/παροχής υπηρεσιών του άρθρου 45 του ν. 4412/2016

Αθήνα, 04-06-2025
Αριθ. Πρωτ. : 43282 – 04-06-2025

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΜΠΟΡΙΟΥ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ
ΤΜΗΜΑ ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΩΝ ΑΡΧΩΝ ΚΑΙ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑΣ

Ταχ. Δ/νση: Πλατεία Κάνιγγος, Αθήνα
Ταχ. Κώδικας: 10677
Πληροφορίες: Στ. Τσαγκούρου
Email:neosnomos@mindev.gov.gr

ΘΕΜΑ: «Οδηγίες σχετικά με την τήρηση του φακέλου δημόσιας σύμβασης προμηθειών/παροχής υπηρεσιών του άρθρου 45 του ν. 4412/2016»

Α. Αντικείμενο και σκοπός εγκυκλίου

Κατόπιν της έκδοσης της με αρ. 3543/23-01-2025 (Β’ 318) απόφασης του Υπουργού Ανάπτυξης, με την παρούσα εγκύκλιο παρέχονται κατευθύνσεις στις αναθέτουσες αρχές, που διενεργούν ανοικτές διαδικασίες ανάθεσης συμβάσεων προμηθειών και παροχής υπηρεσιών, σχετικά με τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στον φάκελο δημόσιας σύμβασης, ο οποίος υποχρεωτικά συγκροτείται και τηρείται από τις αναθέτουσες αρχές, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 45 του ν. 4412/2016.

Ειδικότερα, σκοπός της παρούσας είναι να βοηθήσει τις αναθέτουσες αρχές στη τήρηση πλήρους φακέλου δημόσιας σύμβασης, αναφορικά με τα στοιχεία αυτού που προβλέπονται στο θεσμικό πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων. Ιδίως, επεξηγούνται με την παράθεση και ενδεικτικών παραδειγμάτων, τα στοιχεία που εντάσσονται στις γενικές κατηγορίες που προβλέπονται στην οικεία υπουργική απόφαση και περιλαμβάνονται στο φάκελο της σύμβασης, ανά στάδιο του κύκλου ζωής αυτής.

Β. Ρυθμιστικό πλαίσιο

Ν. 4412/2016

Αρ. 45, παρ. 1 και 2 : «1. Οι αναθέτουσες αρχές καταγράφουν την πρόοδο της διεξαγωγής της διαδικασίας ανάθεσης δημόσιας σύμβασης, είτε πραγματοποιείται με ηλεκτρονικά μέσα είτε όχι. 2. Για την εκπλήρωση της υποχρέωσης της παρ. 1 η αναθέτουσα αρχή τηρεί «φάκελο δημόσιας σύμβασης». Ειδικότερα, αν η διαδικασία ανάθεσης γίνεται μέσω του ΕΣΗΔΗΣ, ο «φάκελος δημόσιας σύμβασης» τηρείται στον ηλεκτρονικό τόπο της διαδικασίας ανάθεσης».

Αρ. 3543/23-01-2025 (Β’ 318) απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης με θέμα «Καθορισμός επιπρόσθετου περιεχομένου του φακέλου δημόσιας σύμβασης προμηθειών και υπηρεσιών, που συγκροτείται και τηρείται από τις αναθέτουσες αρχές, δυνάμει του άρθρου 45 του ν. 4412/2016».

Αρ. 64233/08-06-2021 (Β’ 2453) κοινή απόφαση των Υπουργών Ανάπτυξης και Επενδύσεων και Επικρατείας με θέμα «Ρυθμίσεις τεχνικών ζητημάτων που αφορούν την ανάθεση των Δημοσίων Συμβάσεων Προμηθειών και Υπηρεσιών με χρήση των επιμέρους εργαλείων και διαδικασιών του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ)», όπως τροποποιήθηκε με την αρ. 44756/5-6-2024 (Β’ 3380) κοινή απόφαση των Υπουργών Ανάπτυξης και Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Άρθρο 9, παρ. 2:
Οι περιοχές του ηλεκτρονικού φακέλου δημόσιας σύμβασης στο ΕΣΗΔΗΣ είναι οι κάτωθι:
► Η ηλεκτρονική περιοχή της λειτουργικότητας «Επικοινωνία» της οικείας διαδικασίας ανάθεσης
► Η ηλεκτρονική περιοχή των συνημμένων στοιχείων της διαδικασίας ανάθεσης
► Η ηλεκτρονική περιοχή που περιλαμβάνει, κατά περίπτωση, τους (υπό)φακέλους:
i) «Δικαιολογητικά Συμμετοχής»
ii) «Δικαιολογητικά Συμμετοχής/Τεχνική Προσφορά»
iii) «Οικονομική Προσφορά» της ηλεκτρονικής διαδικασίας ανάθεσης.

Γ. Χρόνος συγκρότησης και τήρησης του φακέλου δημόσιας σύμβασης

Για ανοιχτές ηλεκτρονικές διαδικασίες, που διενεργούνται μέσω του Υποσυστήματος ΕΣΗΔΗΣ, ως τυπικός χρόνος συγκρότησης του ηλεκτρονικού φακέλου της σύμβασης, θεωρείται το χρονικό σημείο έναρξης της διαδικασίας ανάθεσης της σύμβασης άνω ή κάτω των ορίων, όπως αυτό προβλέπεται, αντιστοίχως, στα άρθρα 61 και 121 του ν. 4412/2016.

Ο ουσιαστικός χρόνος συγκρότησης του φακέλου, και ως εκ τούτου η μέριμνα της αναθέτουσας αρχής για τη συγκέντρωση των στοιχείων που αποτελούν το περιεχόμενο αυτού, και θα ενταχθούν, κατά την έναρξη της διαδικασίας, στον ηλεκτρονικό φάκελο της σύμβασης στο Υποσύστημα ΕΣΗΔΗΣ, εξαρτάται από τον στάδιο του κύκλου ζωής της σύμβασης, που αυτά θα πρέπει να παραχθούν/εκδοθούν.

Ο φάκελος δημόσιας σύμβασης τηρείται για περίοδο  τουλάχιστον πέντε (5) ετών από την ημερομηνία οριστικής παραλαβής της σύμβασης. Σε περίπτωση εκκρεμοδικίας αναφορικά με τη δημόσια σύμβαση, ο σχετικός φάκελος τηρείται μέχρι το πέρας αυτής.

Δ. Φάκελος δημόσιας σύμβασης – Περιεχόμενο

Δl. Στάδιο προετοιμασίας της σύμβασης

• Έγγραφα της αναθέτουσας αρχής που τεκμηριώνουν τη σκοπιμότητα της σύμβασης
Η τεκμηρίωση της αναγκαιότητας ανάθεσης μιας σύμβασης παρέχεται ιδίως με το πρωτογενές αίτημα, το οποίο σύμφωνα με τη με αρ. 76928/09.07.2021 (Β’ 3075) κοινή υπουργική απόφαση, ορίζεται το έγγραφο με το οποίο θεμελιώνεται η ανάγκη σύναψης σύμβασης. Σε κάθε περίπτωση, το τεκμηριωτικό έγγραφο, που περιλαμβάνεται στο φάκελο, θα πρέπει να παρέχει απαντήσεις σε βασικά ερωτήματα που αφορούν στη σκοπιμότητα/αναγκαιότητα ανάθεσης μιας σύμβασης, όπως ενδεικτικά:
«Γιατί είναι αναγκαίο να συναφθεί η δημόσια σύμβαση;»
«Ποιες ανάγκες της αναθέτουσας αρχής θα ικανοποιήσει η σχετική σύμβαση;»
«Ποιος είναι ο χρόνος που θα πρέπει να ικανοποιηθούν αυτές οι ανάγκες»;
«Ποια διαδικασία ανάθεσης θα διενεργηθεί»;
«Ποιοι χρηματικοί πόροι προβλέπεται ότι θα απαιτηθούν;»

• Εγκεκριμένο/α αίτημα/τα της αναθέτουσας αρχής
Στο φάκελο της σύμβασης περιέχονται τα εγκεκριμένα αιτήματα, κατά την έννοια του άρθρου 38 του ν. 4412/2016, δηλαδή των αποφάσεων ανάληψης υποχρέωσης και των αποφάσεων του αρμόδιου οργάνου για τη δέσμευση πίστωσης. Ειδικότερα, το εγκεκριμένο αίτημα μπορεί να είναι, κατά περίπτωση, σύμφωνα με την με αρ. 76928/09.07.2021 (Β’ 3075) κοινή υπουργική απόφαση, η απόφαση ανάληψης υποχρέωσης, η πολυετής έγκριση, η απόφαση δέσμευσης πίστωσης, η συλλογική απόφαση ένταξης.
Μια σύμβαση δύναται να συνδέεται με περισσότερα του ενός εγκεκριμένα αιτήματα, όπως για παράδειγμα στις περιπτώσεις που απαιτείται έκδοση απόφασης πολυετούς έγκρισης και απόφασης ανάληψης υποχρέωσης, εφόσον η προκαλούμενη δαπάνη πρόκειται να βαρύνει πέραν του τρέχοντος οικονομικού έτους και περισσότερα οικονομικά έτη.
Ως εκ τούτου, όλα τα εκδοθέντα εγκεκριμένα αιτήματα αποτελούν μέρος του φακέλου δημόσιας σύμβασης. Άλλωστε, το εγκεκριμένο αίτημα, κατά κανόνα, είναι απαιτούμενο στοιχείο για τη νομιμότητα της διαδικασίας ανάθεσης της σύμβασης που θα διενεργηθεί, σύμφωνα με τον. 4270/2014.

• Έγγραφα/στοιχεία/πληροφορίες της αναθέτουσας αρχής που τεκμηριώνουν την εκτιμώμενη αξία (προϋπολογισμό) της σύμβασης
Η τεκμηρίωση της εκτιμώμενης αξίας της σύμβασης παρέχεται με τη διενέργεια σχετικής έρευνας αγοράς. Ως εκ τούτου, στο φάκελο της δημόσιας σύμβασης περιλαμβάνονται και όλα τα έγγραφα και πληροφορίες που αφορούν στα συλλεχθέντα στοιχεία της έρευνας αγοράς και τα τυχόν συνταχθέντα ενημερωτικά σημειώματα, που σχετίζονται με αυτή και αναφέρονται σε πηγές άντλησης δεδομένων/πληροφοριών, σε στάθμιση αυτών των δεδομένων, στατιστικούς δείκτες που χρησιμοποιήθηκαν καθώς και κάθε άλλο σχετικό στοιχείο. Στο πλαίσιο αυτό, πηγή άντλησης δεδομένων αποτελούν και οι διαβουλεύσεις, που δύναται να πραγματοποιεί η αναθέτουσα αρχή με την αγορά. Λοιπές πηγές άντλησης δεδομένων για την τεκμηρίωση της εκτιμώμενης αξίας της σύμβασης μπορεί να είναι μηχανές αναζήτησης τιμών μέσω διαδικτύου, δεδομένα δημοσίων συμβάσεων (διακηρύξεις, συμβάσεις) που συλλέγονται από το Υποσύστημα ΚΗΜΔΗΣ κ.λπ.

• Ωριμότητα της σύμβασης
Για τις δημόσιες συμβάσεις προμηθειών/υπηρεσιών, ως προς τα στοιχεία ωριμότητας της σύμβασης, το άρθρο 45 του ν. 4412/2016 παραπέμπει στα αναφερόμενα στην παρ. 1 του άρθρου 49 του ιδίου νόμου. Στο πλαίσιο αυτό, η αναθέτουσα αρχή ενσωματώνει στο φάκελο εκείνα τα στοιχεία που προβλέπονται σε εφαρμοστέες ειδικές διατάξεις νόμων (πέραν του ν. 4412/2016) και συνδέονται με απαραίτητες προπαρασκευαστικές ενέργειές της, πριν την προκήρυξη της σύμβασης (π.χ. εξασφάλιση χρηματοδότησης). Επίσης, περιλαμβάνει γενικότερα και όλα τα στοιχεία που αφορούν στη νομιμότητα και πληρότητα της σύμβασης, ώστε και οι οικονομικοί φορείς, βάσει αυτών, να δύνανται να υποβάλλουν άρτιες προσφορές.

• Πρόσκληση σε διαβούλευση και αρχεία επικοινωνίας
Στο φάκελο δημόσιας σύμβασης περιλαμβάνεται τυχόν ειδική πρόσκληση της αναθέτουσας αρχής προς ενδιαφερόμενους οικονομικούς φορείς για συμμετοχή τους σε διαβούλευση, στην περίπτωση που αυτή είναι ανοιχτή και η πρόσκληση έχει αναρτηθεί στο ΟΠΣ ΕΣΗΔΗΣ και στην ιστοσελίδα της αναθέτουσας αρχής.
Επίσης, περιλαμβάνεται το αρχείο καταγραφής της επικοινωνίας που λαμβάνει χώρα μεταξύ αναθέτουσας αρχής και των ενδιαφερόμενων οικονομικών φορέων στο πλαίσιο διενεργούμενης διαβούλευσης, ανεξαρτήτως του τρόπου (δημόσια/ανοιχτή – κλειστή) και του μέσου διεξαγωγής της (ηλεκτρονικά, έγχαρτα, τηλεφωνικά ή διαδικτυακά). Π.χ. στο φάκελο, ως αρχείο καταγραφής της επικοινωνίας, θα πρέπει να περιλαμβάνονται τυχόν σχόλια που υποβάλλονται από διάφορους φορείς, στο πλαίσιο ανοιχτής διαβούλευσης.

• Έγγραφα της σύμβασης
Τα έγγραφα της σύμβασης, και ειδικά η διακήρυξη αυτής, θα πρέπει να περιέχει τις πληροφορίες που αναφέρονται στο άρθρο 53 του ν. 4412/2016. Η αναθέτουσα αρχή φέρει υποχρέωση επισύναψης στο σχετικό φάκελο όλων των εγγράφων της διαδικασίας ανάθεσης, κατά την έννοια της περ. 14 της παρ.1 του άρθρου 2 του ν. 4412/2016.
Ειδικότερα, τα έγγραφα της σύμβασης που περιέχονται στο φάκελο αυτής είναι, ιδίως:
► Η προκήρυξη (για συμβάσεις εκτιμώμενης αξίας άνω των ενωσιακών ορίων) και η διακήρυξη της σύμβασης.
► Οι τεχνικές προδιαγραφές/φύλλο συμμόρφωσης του είδους.
► Το Ενιαίο Ευρωπαϊκό Έγγραφο Σύμβασης (ΕΕΕΣ).
► Υποδείγματα που πρέπει να υποβληθούν συμπληρωμένα από τους προσφέροντες (π.χ. υπόδειγμα οικονομικής προσφοράς).
► Κάθε άλλο παράρτημα που αποτελεί αναπόσπαστο τμήμα της διακήρυξης και προβλέπει δεσμευτικούς όρους (π.χ. παράρτημα σχετικά με τους τόπους παράδοσης των αγαθών).
► Το σχέδιο της σύμβασης.
► Τυχόν έγγραφα διευκρινίσεων και κάθε συμπληρωματική πληροφορία που παρέχει η αναθέτουσα αρχή δυνάμει της παρ. 2 του άρθρου 67 του ν. 4412/2016.

Όσα από τα ανωτέρω στοιχεία ενσωματώνονται στο κυρίως σώμα της διακήρυξης, ως παραρτήματα, δεν απαιτείται να περιληφθούν μεμονωμένα στον φάκελο.

Στο φάκελο θα πρέπει να περιέχονται, επίσης, όλες οι αποφάσεις που εκδίδονται από την αναθέτουσα αρχή και αφορούν σε τροποποίηση όρων των εγγράφων της σύμβασης.

• Πράξεις παροχής σύμφωνης γνώμης διοικητικού οργάνου που συναρτώνται με τη νομιμότητας της διαδικασίας ανάθεσης
Ως ενδεικτικό παράδειγμα της εν λόγω κατηγορίας, μπορεί να αναφερθεί η πράξη παροχής σύμφωνης γνώμης της Υπηρεσίας Συντονισμού επί του σχεδίου διακήρυξης, για συμβάσεις που χρηματοδοτούνται από το Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας

• Περιγραφή του αντικειμένου της σύμβασης
Το συμβατικό αντικείμενο, προκύπτει από το πρωτογενές αίτημα καθώς και από την πράξη της διακήρυξης. Σε κάθε περίπτωση, απαιτείται αναλυτική περιγραφή του αντικειμένου της σύμβασης. Η ακριβής γνώση και ανάλυση του συμβατικού αντικειμένου καθορίζει και το είδος της σύμβασης (προμήθεια/υπηρεσία) που προκηρύσσεται, καθώς και το κατάλληλο CPV. Ως εκ τούτου, δεν απαιτείται η τήρηση στο φάκελο μεμονωμένου εγγράφου που φέρει περιγραφή του συμβατικού αντικειμένου, εφόσον αυτό προκύπτει από άλλα στοιχεία του φακέλου.

Δ2. Στάδιο ανάθεσης της σύμβασης

• Στοιχεία δημοσιότητας
Στο φάκελο περιλαμβάνονται στοιχεία δημοσίευσης, σύμφωνα με τα άρθρα 63 και 65 του ν. 4412/2016 και ειδικότερα:
► Η προκήρυξη της σύμβασης, όπως έχει δημοσιευτεί στην Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (για συμβάσεις άνω των ενωσιακών ορίων του άρθρου 5 του ν. 4412/2016).
► Η προκήρυξη της σύμβασης, όπως έχει δημοσιευτεί στο ΚΗΜΔΗΣ. Το εν λόγω στοιχείο αφορά προκηρύξεις συμβάσεων αποκλειστικά άνω των ενωσιακών ορίων.
► Η διακήρυξη της σύμβασης, όπως έχει δημοσιευτεί στο ΚΗΜΔΗΣ.
Σε περίπτωση τροποποίησης όρου της διακήρυξης (π.χ. μετάθεση/παράταση της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής των προσφορών), στο φάκελο επισυνάπτονται οι αποφάσεις/στοιχεία, που αποδεικνύουν την τήρηση των ανωτέρω υποχρεώσεων δημοσιότητας σε ενωσιακό ή και εθνικό επίπεδο.

Παράλληλα, στο φάκελο της σύμβασης περιλαμβάνονται όλα τα στοιχεία δημοσιότητας, που συναρτώνται με τη νομιμότητα της διαδικασίας ανάθεσης. Ενδεικτικά αναφέρονται:
► Η προκήρυξη της σύμβασης (περίληψη της διακήρυξης), ως στοιχείο που δημοσιεύεται στο Πρόγραμμα Διαύγεια.
► Οι δημοσιεύσεις στον ελληνικό έντυπο τύπο για όσες αναθέτουσες αρχές έχουν σχετική υποχρέωση από το νόμο.

• Αποφάσεις αναθέτουσας αρχής
Στο φάκελο δημόσιας σύμβασης περιλαμβάνεται κάθε διοικητική πράξη/απόφαση που εκδίδεται από την αναθέτουσα αρχή στο στάδιο της διαδικασίας ανάθεσης της σύμβασης και ιδίως οι αποφάσεις σχετικά με την αξιολόγηση των υποβληθεισών προσφορών. Ως ενδεικτικά παραδείγματα αναφέρονται: η τυχόν απόφαση απόρριψης προσφοράς λόγω μη προσήκουσας προσκόμισης εγγυητικής επιστολής συμμετοχής, η απόφαση αξιολόγησης δικαιολογητικών  συμμετοχής, τεχνικών και οικονομικών προσφορών, η απόφαση κατακύρωσης, η τυχόν απόφαση για τη διαπίστωση της επάρκειας ή μη των ληφθέντων από προσφέροντες επανορθωτικών μέτρων καθώς και κάθε άλλη απόφαση σχετική με τη διαγωνιστική διαδικασία, όπως τυχόν απόφαση παράτασης του χρόνου ισχύος των προσφορών, τυχόν απόφαση ματαίωσης της διαδικασίας ή μέρους αυτής.
Επίσης, στο φάκελο εντάσσεται και η απόφαση/πρόσκληση της αναθέτουσας αρχής για υπογραφή της σύμβασης.

• Πράξεις παροχής σύμφωνης γνώμης διοικητικού οργάνου που συναρτώνται με τη νομιμότητας της διαδικασίας ανάθεσης
Ως ενδεικτικό παράδειγμα μπορεί να αναφερθεί η πράξη παροχής σύμφωνης γνώμης της Επιτροπής της παρ. 9 του άρθρου 73 του ν. 4412/2016 (επιτροπή επανορθωτικών μέτρων) επί του σχεδίου απόφασης που εκδίδει η αναθέτουσα αρχή σχετικά με την επάρκεια ή μη μέτρων αυτοκάθαρσης που λαμβάνει ένας οικονομικός φορέας.

• Απόφαση συγκρότησης συλλογικού γνωμοδοτικού οργάνου και Πρακτικά Έγγραφα γνωμοδότησης της Επιτροπής Διαγωνισμού
Στο φάκελο περιλαμβάνεται η απόφαση του αρμόδιου αποφαινόμενου οργάνου της αναθέτουσας αρχής με το οποίο συγκροτείται η Επιτροπή Διαγωνισμού. Εφόσον πρόκειται για αμειβόμενη Επιτροπή, ήτοι για Επιτροπή που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του αρ. 221, παρ. 12 του ν. 4412/2016, στο φάκελο δημόσιας σύμβασης τηρείται η απόφαση ανάληψης πίστωσης, όπου αποτυπώνονται οι δεσμεύσεις του προϋπολογισμού της αναθέτουσας αρχής για την αμοιβή της, το ΦΕΚ στο οποίο έχει δημοσιευτεί η συγκρότησή της καθώς η απόφαση συγκρότησής της, όπως έχει δημοσιευτεί στο Πρόγραμμα Διαύγεια.
Επίσης, στο φάκελο τηρούνται όλα τα πρακτικά που εξέδωσε το συλλογικό γνωμοδοτικό όργανο (Επιτροπή Διαγωνισμού) στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του σχετικά με την αξιολόγηση των υποβληθεισών προσφορών και δικαιολογητικών καθώς και έγγραφα αιτήματα προς την αναθέτουσα αρχή για εφαρμογή των διατάξεων των άρθρων 102 και 103 του ν. 4412/2016.

• Έγγραφα της αναθέτουσας αρχής σχετικά με τη διαδικασία
Στην κατηγορία αυτή εντάσσονται ιδίως τα έγγραφα, με τα οποία σε εφαρμογή των διατάξεων των άρθρων 102 και 103 του ν. 4412/2016, η αναθέτουσα αρχή αιτείται από τους προσφέροντες διευκρινίσεις/υποβολή-συμπλήρωση εγγράφων/δικαιολογητικών, προκειμένου να ολοκληρωθεί η αξιολόγηση των προσφορών τους.

• Αποφάσεις αρμόδιων οργάνων και δικαστηρίων αναφορικά με προδικαστικές ή και δικαστικές προσφυγές
Σε περίπτωση που ασκήθηκαν προδικαστικές ή και δικαστικές προσφυγές (αίτηση αναστολής/ακύρωσης) επισυνάπτονται τα εξής:
► Η ασκηθείσα από τον έχοντα έννομο συμφέρον προσφέροντα προδικαστική προσφυγή ή και η αίτηση αναστολής/ακύρωσης.
► Η ασκηθείσα από την αναθέτουσα αρχή προσφυγή κατά απόφασης της ΕΑΔΗΣΥ ενώπιον του δικαστηρίου.
► Οι αποφάσεις που εκδόθηκαν επί των προσφυγών/αιτήσεων από τα αρμόδια διοικητικά (ΕΑΔΗΣΥ) ή και δικαιοδοτικά (δικαστήρια) όργανα.
► Απόψεις της αναθέτουσας αρχής επί των ασκηθεισών προδικαστικών προσφυγών ή και αιτήσεων αναστολής/ακύρωσης.
► Τυχόν έγγραφα παρέμβασης όσων έχουν έννομο συμφέρον καθώς και τυχόν υποβληθέντα υπομνήματα.

• Υποβληθείσες προσφορές και δικαιολογητικά οικονομικών φορέων και προσωρινού αναδόχου
Για κάθε προσφέροντα, περιλαμβάνονται, ιδίως, τα κάτωθι στοιχεία:
► Το υποβληθέν Ενιαίο Ευρωπαϊκό Έντυπο Σύμβασης (ΕΕΕΣ).
► Η τυχόν υποβληθείσα εγγυητική επιστολής συμμετοχής.
► Τυχόν λοιπά υποβληθέντα δικαιολογητικά συμμετοχής (π.χ. υπεύθυνη δήλωση περί μη Ρωσικής συμμετοχής στη διαδικασία).
► Η υποβληθείσα τεχνική προσφορά (εκτυπώσεις ΕΣΗΔΗΣ/τεχνική προσφορά Συστήματος, τυχόν υπόδειγμα τεχνικής προφοράς/φύλλο συμμόρφωσης και συνοδευτικά δικαιολογητικά που αποδεικνύουν τη συμμόρφωση με τις τεχνικές προδιαγραφές).
► Η υποβληθείσα οικονομική προσφορά (εκτυπώσεις ΕΣΗΔΗΣ/οικονομική προσφορά Συστήματος, τυχόν υπόδειγμα οικονομικής προφοράς και συνοδευτικά δικαιολογητικά).
Επίσης, στο φάκελο περιλαμβάνονται και όλα τα υποβληθέντα δικαιολογητικά κατακύρωσης του προσωρινού αναδόχου, όπως ποινικό μητρώο, φορολογική και ασφαλιστική ενημερότητα κ.λπ.

• Πράξεις Ελεγκτικού Συνεδρίου
Στο φάκελο περιλαμβάνονται όλες οι πράξεις που εξέδωσε το Ελεγκτικό Συνέδριο και αφορούν στη νομιμότητα της σύμβασης και της διαδικασίας ανάθεσής της, εφόσον η εκτιμώμενη αξία της σύμβασης είναι άνω των προβλεπόμενων ορίων και διήλθε του σχετικού προληπτικού (προσυμβατικού) ελέγχου νομιμότητας.

• Αλληλογραφία αναθέτουσας αρχής και προσωρινού αναδόχου
Τα έγγραφα επικοινωνίας/αλληλογραφία της αναθέτουσας αρχής με τον προσωρινό ανάδοχο μέχρι και την οριστικοποίηση της απόφασης κατακύρωσης, όπως ιδίως η απαιτούμενη, κατά περίπτωση, πρόσκληση υποβολής υπεύθυνης δήλωσης σχετικά με οψιγενείς μεταβολές και η υποβληθείσα σχετική υπεύθυνη δήλωση, περιλαμβάνονται επίσης στο φάκελο της δημόσιας σύμβασης.

• Έγγραφα της αναθέτουσας αρχής περί αποδέσμευσης και επιστροφής των υποβληθεισών εγγυητικών επιστολών
Στο φάκελο περιλαμβάνονται τα έγγραφα με τα οποία η αναθέτουσα αρχή αποδεσμεύει και επιστρέφει στα πιστωτικά ιδρύματα που τις εξέδωσαν, τις εγγυητικές επιστολές συμμετοχής που προσκομίστηκαν από τους προσφέροντες στην οικεία διαδικασία ανάθεσης

• Βεβαίωση του αποφαινόμενου οργάνου της αναθέτουσας αρχής περί πλήρωσης των προϋποθέσεων για την καταβολή αποζημίωσης σε μέλη γνωμοδοτικού οργάνου, στο στάδιο της ανάθεσης της σύμβασης, δυνάμει της με αρ. 76441/2022 (674 ΥΟΔΔ) κοινής υπουργικής απόφασης των Υπουργών Οικονομικών, Ανάπτυξης και Επενδύσεων και Υποδομών και Μεταφορών
Στην περίπτωση που η Επιτροπή Διαγωνισμού, που συγκροτείται ως γνωμοδοτικό όργανο στο πλαίσιο μιας διαδικασίας ανάθεσης, είναι αμειβόμενη, στο φάκελο περιλαμβάνεται η βεβαίωση του αρμόδιου αποφαινόμενου οργάνου της αναθέτουσας αρχής ότι πληρούνται οι οριζόμενες στην ανωτέρω κυα προϋποθέσεις περί καταβολής σε αυτή της σχετικής αποζημίωσης.

Φάκελος συμφωνίας πλαίσιο/δυναμικού συστήματος αγορών

Στην περίπτωση που επιλέγεται η εφαρμογή του εργαλείου της συμφωνίας πλαίσιο (ΣΠ) ή του εργαλείου του δυναμικού συστήματος αγορών (ΔΣΑ) στον φάκελο αυτών περιλαμβάνονται όλες οι πληροφορίες, στοιχεία και έγγραφα που αναφέρονται ανωτέρω, πλην του εγκεκριμένου αιτήματος, δοθέντος ότι αυτό δεν απαιτείται σύμφωνα με την περ. ζ της παρ. 2 του άρθρου 53 του ν. 4412/2016.

Δ3. Στάδιο εκτέλεσης της σύμβασης

• Στοιχεία δημοσιότητας
Στο φάκελο περιλαμβάνονται οι δημοσιεύσεις πράξεων σε ενωσιακό ή και εθνικό επίπεδο, κατά περίπτωση, σύμφωνα με τα άρθρα 64 και 66 του ν. 4412/2016 συμπεριλαμβανομένων και των δημοσιεύσεων που αφορούν σε τροποποιήσεις των εν λόγω πράξεων. Ως εκ τούτου, στοιχεία δημοσίευσης είναι η γνωστοποίηση της συναφθείσας σύμβασης (για περιπτώσεις άνω των ορίων) σε ενωσιακό επίπεδο ή και η δημοσίευση αυτής σε εθνικό επίπεδο, που πραγματοποιείται μέσω της ανάρτησης αυτής στο ΚΗΜΔΗΣ.

• Αποφάσεις αναθέτουσας αρχής
Στο φάκελο περιλαμβάνεται κάθε διοικητική πράξη/απόφαση που εκδίδεται από την αναθέτουσα αρχή στο στάδιο της εκτέλεσης της σύμβασης. Ως ενδεικτικά παραδείγματα αποφάσεων της αναθέτουσας αρχής αναφέρονται η απόφαση κήρυξης του αναδόχου ως εκπτώτου, η απόφαση κατάπτωσης εγγυητικών επιστολών, η απόφαση επιβολή ποινικών ρητρών/προστίμων/κυρώσεων στον ανάδοχο, η απόφαση τροποποίησης της σύμβασης κ.λπ.

• Δικαιολογητικά, έγγραφα και λοιπά στοιχεία που συναρτώνται με τη σύμβαση και προσκομίζονται από τον ανάδοχο αυτής, συμπεριλαμβανομένων και των προσκομιζόμενων εγγυητικών επιστολών
Ως ενδεικτικά παραδείγματα της ανωτέρω κατηγορίας, αναφέρονται οι προσκομιζόμενες εγγυήσεις καλής εκτέλεσης, καλής λειτουργίας κλπ., τυχόν έγγραφα-αιτήματα του αναδόχου για παράταση ή μετάθεση του συμβατικού χρόνου παράδοσης.

• Αποφάσεις συγκρότησης γνωμοδοτικών/εισηγητικών οργάνων καθώς και πρακτικά γνωμοδότησης και λοιπά έγγραφα αυτών
Τέτοια όργανα είναι οι Επιτροπές Παραλαβής, οι Επιτροπές Ενστάσεων, και ειδικά στην περίπτωση των συμβάσεων υπηρεσιών, η Επιτροπή που μπορεί να συγκροτείται, κατά το άρθρο 216 του ν. 4412/2016, με αρμοδιότητα την παρακολούθηση της εκτέλεσης της σύμβασης παροχής υπηρεσίας και τη διοίκηση αυτής.

• Πρωτόκολλα παραλαβής της σύμβασης
Στο φάκελο περιλαμβάνονται όλα τα πρωτόκολλα που εκδίδονται από το αρμόδιο γνωμοδοτικό όργανο, συμπεριλαμβανομένων και εκείνων της προσωρινής παραλαβής.

• Σύμβαση (Συμφωνητικό)
Το υπογεγραμμένο από τα συμβαλλόμενα μέρη (αναθέτουσα αρχή και ανάδοχο) συμφωνητικό της σύμβασης/συμφωνίας πλαίσιο εντάσσεται ως στοιχείο του φακέλου της.
Στην περίπτωση, που η σύμβαση έχει δημοσιευτεί στο ΚΗΜΔΗΣ, αρκεί το υπογεγραμμένο συμφωνητικό να περιλαμβάνεται στο φάκελο με αποτυπωμένο τον ΑΔΑΜ στο σώμα του.

• Αποφάσεις αρμόδιων οργάνων σχετικά με προσφυγές
Οι διοικητικές και δικαστικές προσφυγές που ασκούνται, κατά περίπτωση, καθώς και όλες οι αποφάσεις και λοιπά έγγραφα που συναρτώνται με αυτές, κατά αναλογία με τα αναφερόμενα στο στάδιο της ανάθεσης, εντάσσονται επίσης, στο φάκελο δημόσιας σύμβασης.

• Πράξεις Ελεγκτικού Συνεδρίου
Οι Πράξεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου επί του προληπτικού (προσυμβατικού) ελέγχου νομιμότητας της σύμβασης/συμφωνίας πλαίσιο που τροποποιείται, εφόσον αυτή απαιτείται να διέλθει του σχετικού ελέγχου, περιλαμβάνεται, επίσης, στο φάκελο της οικείας σύμβασης.

• Εγγυητικές επιστολές
Τα έγγραφα αποδέσμευσης και επιστροφής των εγγυητικών επιστολών που προσκομίστηκαν από τον ανάδοχο, όπως κατά περίπτωση της εγγύησης καλής εκτέλεσης, της εγγύησης προκαταβολής και της εγγύηση καλής λειτουργίας, αποτελούν στοιχεία του φακέλου της δημόσιας σύμβασης.

• Εντολές πληρωμής της σύμβασης
Στο φάκελο περιλαμβάνονται όλες οι εντολές πληρωμής (τίτλοι πληρωμής) της οικείας σύμβασης, δηλαδή, τα χρηματικά εντάλματα με τα οποία εντέλλεται η πληρωμή δαπανών/εξόδων του Δημοσίου στο δικαιούχο τους ή κάθε άλλο παραστατικό που αντιστοιχεί σε αυτά για τους φορείς που δεν εμπίπτουν στον ν. 4270/2014 (Α’ 143).

Αναφορικά δε με τις εκτελεστικές συμβάσεις, που ανατίθενται δυνάμει συμφωνίας πλαίσιο και δυναμικού συστήματος αγορών, η οικεία υπουργική απόφαση προβλέπει ρητά ότι το ανωτέρω σχετικό περιεχόμενο του φακέλου δημόσιας σύμβασης, αφορά και αυτές.

Επισημάνσεις:

• Για όσες από τις ανωτέρω πράξεις, που αφορούν στα στάδια της προετοιμασίας, ανάθεσης και εκτέλεσης της συμβάσης, απαιτείται η δημοσίευσή τους στο ΚΗΜΔΗΣ, επισυνάπτονται στο φάκελο δημόσιας σύμβασης με αποτυπωμένο τον ΑΔΑΜ.

• Τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στο φάκελο δημόσιας σύμβασης μπορεί να είναι:
► δημοσίως/ελευθέρως προσβάσιμα (π.χ. η διακήρυξη),
► προσβάσιμα μόνο στην αναθέτουσα αρχή ή σε άλλους συγκεκριμένους φορείς/όργανα του κράτους (ενδεικτικά παραδείγματα: το έγγραφο σχετικά με την τεκμηρίωση της εκτιμώμενης αξίας της σύμβασης αποτελεί εσωτερικό έγγραφο της αναθέτουσας αρχής αλλά στην περίπτωση που η σύμβαση διέρχεται σχετικού ελέγχου, παρέχεται πρόσβαση/κοινοποιείται στο κατά περίπτωση αρμόδιο όργανο προς το σκοπό αυτό, στα έγγραφα που σχετίζονται με τις προδικαστικές προσφυγές παρέχεται πρόσβαση/είναι κοινοποιήσιμα στην ΕΑΔΗΣΥ),
► προσβάσιμα/κοινοποιήσιμα σε συγκεκριμένους οικονομικούς φορείς (π.χ. τα δικαιολογητικά κατακύρωσης του προσωρινού αναδόχου είναι προσβάσιμα/κοινοποιούνται στους λοιπούς συμμετέχοντες στη διαδικασία ανάθεσης, υπό την προϋπόθεση ότι δεν είναι οριστικώς αποκλεισθέντες), αναλόγως σε κάθε περίπτωση, των προβλεπόμενων στο θεσμικό πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων.

Ε. Εθνικές Κεντρικές Αρχές Αγορών (ΕΚΑΑ)

Αναφορικά με τις Εθνικές Κεντρικές Αρχές Αγορών (ΕΚΑΑ) των περ. β και γ της παρ. 1 του άρθρου 41 του ν. 4412/2016, ήτοι τη Γενική Διεύθυνση Δημοσίων Συμβάσεων του Υπουργείου Ανάπτυξης και την Εθνική Κεντρική Αρχή Προμηθειών Υγείας (ΕΚΑΠΥ), ο φάκελος δημόσιας σύμβασης περιλαμβάνει όλα τα ανωτέρω αναφερόμενα στοιχεία.

Στο πλαίσιο αυτό, οι αναθέτουσες αρχές, που εντάσσονται ως αγοραστές σε συμφωνίες πλαίσιο ή συμβάσεις που προκηρύσσουν οι ΕΚΑΑ,  υποχρεούνται να προσκομίζουν στις
ΕΚΑΑ όλα τα ανωτέρω στοιχεία του φακέλου που εκδίδονται από τις ίδιες, όπως τα πρωτογενή και εγκεκριμένα αιτήματά τους. Το ίδιο ισχύει και στην περίπτωση που η εκτέλεση της σύμβασης διενεργείται από τις ίδιες τις αναθέτουσες αρχές (αγοραστές) και όχι από τις ΕΚΑΑ. Στο πλαίσιο αυτό, προσκομίζονται υποχρεωτικά τα πρωτόκολλα παραλαβής της σύμβασης καθώς και κάθε άλλο έγγραφο που συναρτάται με την εκτέλεση αυτής.

Σύμφωνα δε με την οικεία υπουργική απόφαση, ο φάκελος δημόσιας σύμβασης περιλαμβάνει και τα εξής στοιχεία:
► Τις υπουργικές αποφάσεις που εκδίδονται κατ’ εξουσιοδότηση των παρ. 3 και 4 του άρθρου 41 του ν. 4412/2016. Ειδικά, η εκδοθείσα απόφαση της παρ. 4 παρέχει όλη την απαιτούμενη πληροφόρηση σχετικά με τα είδη που αποτελούν αντικείμενο των συμβάσεων που προκηρύσσει η ΕΚΑΑ, τις αναθέτουσες αρχές που εντάσσονται ως αγοραστές σε αυτές καθώς και τις σχετικές υποχρεώσεις τους.
► Όλη την επικοινωνία μεταξύ της ΕΚΑΑ και των αναθετουσών αρχών που εντάσσονται ως αγοραστές της στις συμβάσεις που αποτελούν αντικείμενο δραστηριότητας αγοράς της ΕΚΑΑ. Ενδεικτικά αναφέρονται τα αρχεία δεδομένων/έγγραφα που ζητούνται από την ΕΚΑΑ, και περιλαμβάνουν τις ποσότητες των ειδών για τα οποία υφίστανται σχετικές ανάγκες των αγοραστών.
► Το έγγραφο αίτημα αναθέτουσας αρχής περί παροχής επικουρικής δραστηριότητας από την ΕΚΑΑ.

Η παρούσα να δημοσιευτεί στον ιστότοπο του Υπουργείου  Ανάπτυξης (https://www.mindev.gov.gr/), της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου (https://www.gge.mindev.gov.gr/), και να αναρτηθεί στον ιστοχώρο του Προγράμματος Διαύγεια.
 

Με εντολή Υπουργού

Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΕΜΠΟΡΙΟΥ
ΑΝΑΓΝΩΣΤΟΠΟΥΛΟΣ ΣΩΤΗΡΙΟΣ